No meu último texto publicado aqui no blog, comentei sobre algumas pesquisas recentes do mercado internacional e nacional sobre o uso de ferramentas de internet e celular. Um dos pontos mais interessante desses estudos é a comprovação de que cresce a cada dia o número de pessoas usando smartphones e aplicativos, sendo que também muitos desses apps também ajudam na organização de um evento científico.
Por isso que no post de hoje vamos apresentar algumas ferramentas que você pode usar no dia a dia e melhorar a organização do seu encontro acadêmico ou técnico. Espero que goste e se tiver mais sugestões, fique à vontade para nos enviar pelo Twitter ou Facebook.
App para eventos: melhore o diálogo da organização
São diferentes temas sendo debatidos com intensidade durante a organização de um evento; e quanto maior o congresso, maior o número de pessoas na organização que pode se perder na discussão e decisões mais imediatas, que normalmente uma simples mensagem resolveria.
Algumas pessoas costumam promover as discussões via e-mail (que não é usado para diálogos rápidos) ou redes sociais voltadas para o lazer, como o Whatsapp ou Messenger do Facebook, mas essas não são as ferramentas mais adequadas para a organização de um evento.
O principal problema é que esses aplicativos de mensagem foram criados para o lazer, não para organização de projeto como um evento, de forma que não há um jeito fácil de onde encontrar todos os debates sobre um tema, acumulando mensagem sobre mensagem, mesmo quando as conversas são divididas em grupos.
Por isso, uma solução interessante e que muitas empresas e organizações vêm adotando é a ferramenta gratuita chamada Slack, um aplicativo que pode ser usado no celular ou desktop.
Além de permitir as conversas privadas com cada membro em texto, áudio e vídeo, um dos principais diferenciais do Slack é a divisão de assuntos em canais privados ou abertos com a comissão organizadora, permitindo notificação e marcações de pessoas ou de todo o canal, envio de posts, compartilhamento de arquivos e discussões só entre os envolvidos em um tópico dentro de um canal, mensagens com dados ou decisões mais importantes fixadas no topo de cada canal, busca rápida de temas e diversas outras integrações com outros aplicativos.
Experimente o Slack no seu evento também! Depois nos conte o que achou. 😉
App para congressos: Armazene e compartilhe arquivos
Outro aplicativo bem legal que ajuda tanto no armazenamento quanto na organização de arquivos em um evento científico é o Google Drive (que normalmente é mais usado em desktop), com limite de 15 GB de memória para versões gratuitas.
Para usá-lo, basta ter uma conta no Google. Você pode apenas armazenar os conteúdos em diversas pastas catalogadas ou compartilhar com os colegas e acessar em qualquer lugar.
Outra vantagem do aplicativo em eventos é que um arquivo de texto, apresentação, planilha e afins podem ser editados de forma coletivas nas ferramentas do Google, ou seja, ao compartilhar o arquivo com mais pessoas você pode selecionar se elas podem apenas visualizar, ou também editar e sugerir alterações de modo simultâneo. Isso permite que mais pessoas possam mexer no mesmo arquivo. Não se preocupe, no histórico é possível saber quem alterou o quê no seu texto ou planilha.
Aproveite e teste o limite de memória gratuito de 15 GB do app em seu encontro científico. Com o app no celular, você pode levar seus arquivos para acessar ou editar offline onde estiver.
App para eventos: Melhore o fluxo de atividades
Se você quer ter mais controle do fluxo das atividades durante a organização do seu evento de forma integrada com os membros da equipe e, de quebra, ainda ter um calendário com todos os prazos de cada atividade em uma mesma ferramenta, você tem que conhecer o Trello!
Com ele, você pode criar diversos quadros (um só sobre palestrantes, outro só sobre programação, etc) com colunas sobre o status de cada atividade destacado em cartões. Nesses cartões você pode adicionar as mais diversas informações, como imagens, comentários, checklist, links, etiquetas adicionar membros da equipe e notificar com um @nome sobre alguma mudança.
Depois, basta você arrastar o cartão pelas colunas ou clicar em mover dentro do cartão. As colunas podem ser sobre os temas que desejar, como “Ideias”, “Atividades em andamento”, “Pendências”, “Concluído”, etc.
No menu, você tem a opção de adicionar gratuitamente alguns Power-ups, como calendário, que vai permitir que você visualize as atividades com prazo na semana ou mês.
Se o problema do seu evento é organização do fluxo de atividades, o Trello é um app muito bom para você. Ele é um queridinho dentro do Galoá também, depois nos diga o que achou.
Ah, e além de toda a praticidade, ele tem como mascote um husky chamado Taco que é pura fofura, até criaram um joguinho baseado no Taco do Trello.
App para congressos: Marque presença no Facebook
Uma das redes sociais mais populares, principalmente no Brasil, é o Facebook, tanto que muitos eventos científicos sabem que precisam ter suas páginas para conversarem melhor com os congressistas e outros pesquisadores e profissionais da área.
No entanto, o que poucas pessoas sabem é que o Facebook disponibiliza um app oficial separado para gerenciar as páginas, conhecido como Gerenciador de Páginas ou Facebook Page Manager.
O mais importante do app é que ele vai separar a página profissional do perfil pessoal do administrador, evitando ruídos de informação, além de deixar os administradores totalmente focados na página e não em outras atualizações da rede social.
Com o app, também fica mais fácil descobrir quem está mencionando a página do evento, programar publicações, personalizar mensagens automáticas.
Outra dica bem legal e na moda para o seu congresso é usar o app para fazer transmissões ao vivo (as lives) para que todos os seguidores da página do seu evento sejam notificadas e acompanhem as atualizações do evento antes, durante e após. Nós do Galoá realizamos algumas Lives curtinhas durante o Pint of Science em Campinas, confira alguns exemplos de vídeos no final dos seguintes posts:
- Pint of Science Campinas: de mudanças climáticas a pinguins
- Os mitos sobre cérebro humano e o temor da inteligência artificial no Pint of Science
App para eventos: Otimize a gestão de salas e organização dos congressistas
Os aplicativos que apresentei até aqui, são úteis para os organizadores no período pré-evento. Mas sabemos que durante um congresso precisamos mais ainda de organização da comissão e dos congressistas para o evento ser um sucesso e para isso você precisa dos aplicativos desenvolvidos pelo Galoá.
App para os congressistas
Ainda é bem comum encontrar pessoas rabiscando todo o caderno de resumos e se perdendo nos corredores do evento sem saber onde ir. O caderno de resumos é caro de imprimir, fácil de perder e impossível de ser atualizado depois de feito.
Por isso, o Galoá desenvolve aplicativos para os congressistas aproveitarem ao máximo o seu evento. Com nossos aplicativos, cada participante pode ter acesso a toda programação, montar sua própria agenda, receber notificações com 15 minutos de antecedência das suas atividades favoritas, consultar mapas e ter acesso a todos os resumos de trabalhos.
Além disso, o aplicativo é uma ótima forma de aumentar o engajamento no dia do evento! Os congressistas podem favoritar os resumos dos trabalhos que mais lhes chamaram a atenção para ler depois e os 10 trabalhos mais favoritados no aplicativo são exibidos em destaque, fomentando a discussão e aumentando a relevância do conteúdo científico do evento.
E como se não bastasse, você ainda tem a possibilidade de enviar mensagens para os seus congressistas.
Para a organização
Hoje em dia, sabemos que as listas de presenças de papel ou a avaliação de trabalhos nas pranchetas podem se perder, demorar para tabulação e, consequentemente, na liberação dos trabalhos premiados e emissão de certificados de um encontro científico ou técnico.
Para solucionar o problema, outra dica importante para organização do seu evento são os aplicativos desenvolvidos pelo Galoá, pois toda gestão de salas pode ser feita com a leitura de QR Code no crachá dos congressistas pelo app da organização, além da aba privada dos pareceristas para avaliação e comentários dos trabalhos apresentados, como foi o caso do app desenvolvido pelo Galoá para a Reunião Anual da SBPqO e com organização da empresa Fairtrade:
“Foi o primeiro evento que usamos o aplicativo para o controle de acessos e circulação dos congressistas e nós, da organização, gostamos bastante da experiência porque não tivemos nenhum problema grave. Quase não tivemos filas e a identificação com o QR Code foi tranquila.” – Rodrigo Palermo Gibin, Fairtrade
Para saber mais sobre o app de eventos que melhora a gestão de salas e organização dos congressistas, basta enviar seu contato para nossa equipe que explicaremos melhor. Você também pode ler mais sobre os aplicativos para eventos científicos aqui.
