Aplicativos para Eventos

Por que usar um aplicativo para o meu evento científico?

Ao contrário do que algumas pessoas ainda podem imaginar, o comentário de que cada vez mais se utiliza smartphones entre outros aparelhos mobiles não é apenas uma sensação, mas um indicativo comprovado em números sobre a crescente mudança do cenário tecnológico e popularização dessas novas tecnologias, como o uso de aplicativos para eventos.

O mais interessante é que a disseminação dessas ferramentas vem crescendo cada vez mais rápido em todo o mundo, conforme apontam dados da agência We are Social em parceria com a Hootsuit. As empresas fizeram um estudo sobre o uso da internet e outros recursos tecnológicos no mundo em janeiro de 2017 e outro em abril de 2017; ao comparar os dois balanços, constata-se que percentualmente (nessa pequena diferença de tempo) o número de pessoas que usam ativamente redes sociais por aparelhos mobile teve um leve salto de 34% para 36% no mundo.

Ao tomar como base o uso de aparelhos mobile para outras atividades, sem ser apenas para redes sociais, a mesma pesquisa de mercado relata que até abril de 2017 foi registrado que 66% da população mundial é usuário de pelo menos um aparelho (com aumento de 1% referente ao início do ano), sendo que dessas pessoas, 93% utilizam a internet pelo dispositivo de alguma forma.

Tomando como ponto de referência apenas o mercado brasileiro de tecnologia, a pesquisa da We are Social detecta que até o início de 2017 66% dos brasileiros estavam conectados à internet, sendo o segundo país que mais gasta horas por dia na internet (uma média de 4:59 em desktop e 3:56 em aparelhos mobile), ou seja, há base para se supor que congressistas usariam um app durante os eventos acadêmicos e técnicos.

Outro panorama, realizado com o site de notícias Mobile Times e a empresa Opinion Box em junho de 2017 com 1.904 brasileiros que acessam a internet e possuem smartphone, verificou que em média 94% dos entrevistados já baixou e instalou um app em seu aparelho 46,2% declararam já ter realizado compras via um app. O estudo declara que respeitou as proporções de gênero, idade, faixa de renda e distribuição geográfica no país para realizar as análises.

Com esses dados em mãos, compreende-se que os aplicativos são tendência entre os usuários de celulares e tablets no Brasil e no mundo, ainda mais porque os usuários percebem a comodidade que essas ferramentas oferecem para organização de suas atividades, sendo que o mesmo pode ser aplicado para a organização e comunicação em um evento científico, como discutiremos melhor neste post.

O que falam do Galoá app?

Opinião de quem usa:

"O que mais me chamou atenção nas ferramentas do Galoá foi a interface amigável e fácil de se trabalhar na divulgação e comunicação do evento."

Prof. Dr. Guilherme Messas (Medicina Santa Casa) - INPP

 

Vantagens de ter um app para o seu evento

A principal vantagem para a organização de um encontro acadêmico é oferecer para todos os participantes uma experiência completa sobre o evento com o app, repercutindo a preocupação da comissão com os debates e integração dos pesquisadores de seu campo acadêmico ou técnico.

Essa preocupação em oferecer a melhor experiência acaba, indiretamente, atraindo também mais público para as próximas edições, como explica Guilherme Messas, professor doutor e psiquiatra da Santa Casa Medicina e responsável pela organização do 18º INPP que utilizou app pelo Galoá e afirmou que “são tecnologias que, inclusive, atraem os jovens por facilitar o contato para o andamento do congresso”.

Confira mais vantagens a seguir:

 

Toda programação e resumos offline

Com um app para eventos, é possível que toda a programação, atividades culturais e resumos de trabalhos estejam disponíveis offline, o que permite a sustentabilidade e economia no uso de papel para impressão dos cadernos de resumos, conforme explica a química e professora da Universidade Federal do Ceará (UFC) Diana Azevedo, presidente do XXI COBEQ:

“Estou muito feliz por termos levado essa inovação para o Congresso Brasileiro de Engenharia Química, o tempo corre e temos que usar as tecnologias para facilitar a vida e economizar tempo e dinheiro, carregando no congresso apenas seu crachá e celular e não mais o peso dos resumos e trabalhos, sendo importante também pela questão ambiental por se economizar papel." - Diana Azevedo (UFC).

 

Agenda personalizada offline aos participantes

Com toda a programação disponível, os participantes podem conferir a programação geral, mas também montar e acompanhar suas agendas personalizadas.

O cronograma individualizado permite que o app do evento envie automaticamente notificações com 15 minutos de antecedência lembrando sobre alguma atividade que o congressista deseja participar e com a localização, evitando desencontros e tumultos entre os monitores ao orientar os participantes sobre onde eles desejam ir.

 

Mais comunicação com os participantes

O aplicativo é uma ferramenta de comunicação e engajamento entre os congressistas e a organização, por isso que as ferramentas desenvolvidas pelo Galoá (como o aplicativo para eventos aqui descrito) permitem que a organização enviem notícias em tempo real no app, se os usuários estiverem online, ou ainda notificações e atualizações sobre alguma as atividades.

Isso é extremamente importante, visto que imprevistos podem acontecer na realização de um evento, como palestras e trabalhos que foram transferidos para outra sala, diferente da programação liberada ou com a intenção de reforçar a presença dos congressistas em alguma atividade cultural ou de confraternização.

A mesma visão é compartilhada pelo pesquisador do Instituto Nacional de Pesquisas Espaciais (INPE) e organizador do XVIII SBSR, Douglas Gherardi

“O app é, sem dúvida, uma novidade e um investimento importante cujo objetivo é tornar a experiência do participante mais interativa e produtiva. Além disso, julgamos ser importante colaborar para que o simposista obtenha o máximo proveito de sua participação no SBSR. Tudo isto é fruto do nosso profundo respeito ao investimento que os alunos, pesquisadores e empresas realizam, ao decidirem participar do evento.”  -  Prof. Dr. Douglas Gherardi (INPE)

 

Votação de trabalhos via aplicativo

Os aplicativos de eventos desenvolvidos pelo Galoá são finalizados segundo as demandas de cada encontro científico, um dos motivos para ele estar em constante mudanças para sempre melhorar.

Uma das melhorias recentes foi que além da possibilidade dos participantes favoritarem quais são os trabalhos que mais lhe interessam para consultar depois, que essas “favoritadas” se convertessem em voto sobre os trabalhos que mais chamaram atenção para serem premiados, como foi o caso do XVIII SBSR, que você pode acompanhar melhor aqui.

Já no caso da 33ª Reunião Anual da SBPqO, a organização optou por continuar com avaliação por pares, mas em abolir o uso da prancheta e caneta para premiar os trabalhos. Por isso os votos dos avaliadores foram contabilizados via aplicativo do evento, permitindo que o resultado das avaliações fosse liberado mais rápido e com mais segurança, conforme explica o dentista e pesquisador da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp), Wander José da Silva:

“Nessa edição tivemos a automatização total do processo de avaliação, então a gente saiu de uma tecnologia totalmente analógica, que era a prancheta e a folha de avaliação, e fomos direto para o aplicativo. Essa foi uma das principais e mais interessantes novidades da diretoria atual, uma modernização do sistema que nos economizou tempo e evitou falhas no processo.” - Wander José da Silva (Unicamp)

Para saber o que os avaliadores acharam do app da SBPqO, confira este post.

 

Mais espaço para seus patrocinadores

O panorama sobre o uso brasileiro de aplicativos relatado no começo deste texto aponta que 46,2% dos usuários de app já realizaram uma compra via aplicativo, um indicativo de que a ferramenta pode ser usada como espaço interessante para venda de produtos dos patrocinadores.

Outra vantagem, é que o app para eventos é mais um meio de comunicação nas mãos dos congressistas para expor a marca de seus parceiros, oferecendo assim mais espaço para eles.

E essas são as principais vantagens em se ter um aplicativo para o seu evento científico, existem muitas outras, como gestão de entrada e saída nas salas, busca de trabalhos por QR Code, entre outras facilidades. 

O que você achou? Diga para nós se ficou com alguma dúvida.

Caso tenha interesse em saber como oferecer todas essas facilidades e uma experiência mais completa para os participantes do seu evento, envie seu contato para nós no formulário abaixo.  Nossa equipe vai compreender quais são suas demandas para lhe ajudar da melhor forma possível.

 

Referência:

KEMP, Simon. Digital in 2017: Global Overview. In: We are Social, 24 de janeiro de 2017.

KEMP, Simon. The State of the Internet in Q2 2017. In: We are Social, 26 de abril de 2017.

PAIVA, Fernando. Uso de apps no Brasil. In: Panorama Mobile Time/Opinion Box, Junho de 2017.

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"O aplicativo Galoá é, sem dúvida, uma novidade e um investimento importante para nosso evento, cujo objetivo é tornar a experiência do congressista mais interativa e produtiva ao nos aproximar dos participantes, sem falar que o app também nos ajuda na gestão do simpósio."

Prof. Dr. Douglas Gherardi (INPE) - SBSR