Muitos congressos, simpósios entre tantos outros eventos acadêmicos acabam inserindo essas premiações (desde certificados até viagens e quantias em dinheiro) a fim de atrair mais pesquisadores focados e engajados nas apresentações e diálogo entre a comunidade científica.
Esse cenário também é similar da Sociedade Brasileira de Pesquisa Odontológica (SBPqO) na organização de sua reunião anual, em que os associados com trabalhos submetidos concorrem a diversos prêmios em suas categorias, com patrocínio de grandes empresas como Colgate e Johnson & Johnson.
Para se ter um pouco de noção sobre a abrangência da premiação da SBPqO, o evento conta com uma média de 120 avaliadores de trabalhos para atender a demanda adequadamente, havendo muito trabalho da organização para os gerenciar e também contabilizar os pontos, visto que até 2015 a avaliação e apuração dos votos era realizada de forma totalmente analógica, ou seja, com papel e caneta para registrar os diversos critérios de avaliação.
Segundo Carlos Francci, presidente da sociedade e pesquisador da Universidade de São Paulo (USP), apesar dos esforços da equipe, o evento tinha um dia a mais de duração restrito apenas para a apuração e divulgação dos premiados no final do dia.
Isso gerava cansaço na equipe, imprecisão da contabilização manual e também custos para a organização em alugar e manter a estrutura de mais um dia de reunião. Francci lembra que os congressistas, vindos de diversas regiões do Brasil e alguns até do exterior, também tinham custos de estadia para permanecerem até o final da reunião.
A maioria dos eventos científicos com premiação passam pelas mesmas dificuldades por não adotar tecnologias que as auxiliem, sendo que muitos software já estão no nosso cotidiano, basta adequá-las para o meio científico.
Na palma da mão
A expansão dos smartphone e tablet é notável tanto pelo crescente aumento de comunicação entre as pessoas, mas também em números, como destacam diversas pesquisas sobre o consumo dessas tecnologias.
A 27ª Pesquisa Anual do Uso de TI, realizada em 2016 pela Fundação Getúlio Vargas (FGV) sobre o uso de tecnologias, destaca que já existem aproximadamente 244 milhões de dispositivos móveis conectáveis à internet em uso no Brasil, incluindo nessa categoria notebook, tablet e smartphone, sendo este última seis vezes maior que o uso de tablet.
Outra pesquisa mais recente, publicada no final de 2016 pela Deloitte (Global Mobile Consumer Survey 2016), aponta hábitos e tendências mundiais sobre o uso de telecomunicações e evidencia o aumento do uso dessas tecnologias, até mesmo de outros aparelhos conhecido como parte da “Internet das coisas” como as Smart TVs, por exemplo.
Usando apenas o cenário detectado sobre o Brasil, o relatório destaca que 80% dos 2.005 respondentes brasileiros usam smartphone e dos que não possuem, 59% pretendem adquirir um. Um pouco diferente dos resultados da FGV, mas ainda reforçando o alto uso de smartphones em relação aos tablets, os quais apenas 41% dos respondentes utilizam, com expectativa de aquisição por 28% dos que não possuem.
Com tantas possibilidades de uso para os smartphones, o uso de aplicativos é alta, sendo que 59% dos brasileiros desta pesquisa mundial já fizeram pelo menos o download de 20 aplicativos nos celulares, com uma média de 3 downloads por mês.
O campeão de uso nos smartphones segue sendo os aplicativos de redes sociais, ganhando força as ferramentas de mensagens instantâneas , seguidas pelas redes sociais mais amplas e para verificação de e-mails. Essas tendências só demonstram que cada vez mais os brasileiros desejam ter as informações mais importantes na palma da mão, será que o mesmo se aplicaria às informações sobre eventos científicos?
O aplicativo da SBPqO
Nos últimos anos a SBPqO vem investindo na informatização da comunicação com seus associados, segundo relato de Altair Cury, presidente da sociedade e pesquisadora da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp). Mesmo assim, apesar das tentativas em utilizar aplicativos nas reuniões anuais, o uso não foi tão amplo, persistindo principalmente o problema da avaliação analógica dos trabalhos.
Para solucionar o problema, o Galoá desenvolveu para a Reunião de 2016 da SBPqO um aplicativo que vai além da apresentação de resumo dos trabalhos apresentados.
Para os participantes do evento, o aplicativo continuou trazendo todos os resumos, mas com uma organização e layout personalizado para o evento. Também estava disponível a programação oficial e uma agenda na qual cada usuário pode montar seu próprio roteiro de atividades que o notificou com antecedência (mesmo offline) sobre onde e quando começariam as próximas atividades assinaladas como interesse. Quando o aplicativo se conecta à internet, os usuários recebiam todas as últimas notícias e informações do evento pela comissão organizadora.
Um diferencial para os visitantes também foi a possibilidade de salvar e compartilhar os resumos dos trabalhos que despertaram mais interesse durante a reunião, isso porque todos os pôsteres obrigatoriamente deveriam levar um QR Code oficial que ao ser escaneado redireciona para o seu resumo.
Outra novidade da reunião de 2016 da SBPqO foi que os visitantes também possuíam em seus crachás um QR Code com toda sua identificação, portanto a empresa contratada para execução do evento teve um melhor controle de acesso às salas e cursos para posterior emissão de certificados, conforme relatou Rodrigo Gibin, da Fairtrade (Leia mais aqui).
Ao todo, foram detectados 1216 pessoas que instalaram o aplicativo SBPqO 2016 durante o evento, com 282 trabalhos salvos ou favoritados.
Aplicativo para os avaliadores
O uso de QR Code nos trabalhos foi útil para os congressistas, só que mais ainda para os 120 avaliadores de trabalhos. Isso porque ao invés de assinalar todos os critérios com a prancheta e caneta, agora eles conseguiram realizar toda a avalição de forma automática em uma área restrita para avaliadores no aplicativo.
Ou seja, ao escanear o QR Code, o aplicativo já indicava todos os passos que os avaliadores deveriam seguir na arguição, como identificação dos autores do trabalho e demais critérios pré-estabelecidos pela SBPqO.
A ferramenta automaticamente reuniu todas as notas e contabilizou em cada categoria quais trabalhos foram melhor avaliados para a premiação, conforme explica Carlos Francci, vice-presidente da SBPqO: “O processo se tornou mais simples, lógico e conseguimos ter os resultados uma hora antes da sessão de encerramento da premiação. Foi um passo sem volta. Definitivamente sepultamos o processo de avaliação em folha de papel.”.
Feedback dos avaliadores
Segundo Wander José da Silva, membro da organização vinculado à Universidade Estadual de Campinas (Unicamp), a mudança da prancheta para o aplicativo foi imediata, sem passar por experiências de adaptação. Por esse motivo, Francci relatou que houve receios de avaliadores que não estavam tão acostumados com as tecnologias mobile, mas no geral a aceitação foi boa.
Para termos dados com um pouco mais de precisão, pedimos para todos os avaliadores responderem a uma pesquisa de opinião sobre o uso do aplicativo, quantificando alguns quesitos e também abrindo espaço para sugestões de melhorias ou comentários.
De todos os avaliadores presentes na reunião anual da SBPqO de 2016, 83% dos avaliadores participaram da pesquisa. Em quesitos de números, em uma escala de 0 a 10 (sendo 0 a pior nota) a primeira versão do aplicativo foi avaliada com 8,44.
Mesmo assim, sabemos que o aplicativo tem pontos a melhorar na avaliação de trabalhos e, assim, deixá-lo com a melhor usabilidade possível. A melhoria mais destacada pelos avaliadores foi a sugestão de dar a nota numericamente (digitando pelo teclado), ao invés de rolar pela barra as opções, sugestão enviada por 34 pessoas.
Mesmo com a necessidade de ajustes para segunda versão, os comentários ressaltaram na agilidade, praticidade e simplicidade do aplicativo desenvolvido pelo Galoá, demonstrando a satisfação pelo produto destacada nos comentários voluntários de 62 pessoas.
Alguns depoimentos:
“O fato de ser um aplicativo e transformar toda avaliação no papel em um trabalho digital. Isso agiliza o processo. Parabéns! Vocês fizeram um ótimo trabalho! A equipe foi muito prestativa para sanar todas as dúvidas surgidas e nos atendeu super bem!” – Raquel Sano Suga Terada, professora associada da Universidade Estadual de Maringá (UEM).
“A rapidez no registro da avaliação e também o fato de que ao finalizar o exame já estava tudo pronto para o envio, sem a necessidade de mais reuniões. Foi prático!” – Daniela Aparecida de Godoi Gonçalves, professora assistente da Universidade Estadual Paulista (Unesp) de Araraquara.
“Praticidade, objetividade e eu achei bastante intuitivo. Foi bem planejado.” Estevam Augusto Bonfante, professor assistente da Universidade de São Paulo em Bauru (FOB-USP).
O mais gratificante para o Galoá foi perceber a boa avaliação da empresa nos comentários e também na média final, sendo que a maioria indicaria as soluções para eventos científicos do Galoá para os amigos. Mitsue Fujimaki, professora associada da Universidade Estadual de Maringá, por exemplo, pontuou o Galoá com 10 e relatou: “Sei que todo processo de implantação demanda um primeiro passo, que foi este, e em seguida, corrigir os problemas para os próximos anos ir aprimorando a ferramenta”.
Confira outros comentários:
“Muito bom!!! Indicaria sem qualquer sombra de dúvida!” – Mary Caroline Skelton-Macedo, professora da Universidade de São Paulo, campus São Paulo.
“10 porque o Galoá trouxe inovação e agilidade ao processo de avaliações de um evento de grande porte.” – Patricia Moreira de Freitas, professora da Universidade de São Paulo.
O Galoá agradece a organização e aos avaliadores da SBPqO pela confiança e sugestões que se adequem ao perfil e tamanho do evento.
Caso tenha interesse em nossos aplicativos ou outras ferramentas, converse com nossos especialistas, fazemos o orçamento sem compromisso.
Referências:
GALOÁ. Relatório de Avaliação { app SBPqO (Examinadores), 2016
MEIRELLES, Fernando. 27ª Pesquisa Anual do Uso de TI. FGV. 2016
TELES, Rita. O uso de dispositivos móveis no acesso a informação para a gestão de negócios. UFABC, maio de 2015.
DELOITTE. Mobile Consumer Survey 2016 – Hábitos dos usuários e tendências para o mercado de telecomunicações, 2016
