Aplicativos para Eventos

O que não pode faltar em um aplicativo para eventos científicos?

Pelas facilidades que um aplicativo mobile pode oferecer, torna-se cada vez mais comum encontrar eventos científicos que desejam levar essa tecnologia para seus participantes, o que é totalmente justificável pelas diversas facilidades que a ferramenta pode oferecer e que já mencionamos em outros textos aqui no nosso blog.

Porém, nessa onda de inovação, muitos eventos acabam contratando serviços com empresas que não são especializadas em ciência ou em softwares, portanto, incapazes de oferecer a solução adequada para quem está organizando um evento.

O resultado em casos como esses é o desenvolvimento de aplicativos que, ao invés de agregar valor e facilidades para os usuários, levam para uma experiência frustrante, incompleta e muitas vezes estressante para os participantes e organização durante o congresso.

Por isso que no post de hoje vamos comentar quais são as principais funcionalidades que o seu aplicativo de eventos deve ter! Confira e compartilhe com os colegas que estão organizando um congresso, conferência ou simpósio. Qualquer dúvida, não deixe de conversar com nossa equipe especializada para lhe ajudarmos. ;)

 

Mas antes… O que é exatamente um app?

Um problema comum que costumamos encontrar são empresas não especializadas em tecnologia que entregam para as comissões organizadoras de um congresso um aplicativo que… bem, não é um aplicativo.

Por isso é importante começar este texto explicando o que afinal é um app, termo já popularizado e que é uma abreviação da palavra inglesa “application”, ou apenas aplicativo em português.

Os aplicativos são softwares com algum propósito e que nos atendem sem termos necessariamente que ir sempre para outra plataforma ou site, como uma calculadora ou os joguinhos simples que já tínhamos nos celulares dos anos 1990 e 2000. Vale lembrar que os aplicativos existem antes mesmo da popularização dos smartphones, tablets ou dos novos computadores, já que são sistemas.

 

Gif do jogo da cobrinha no celular "tijolo" da Nokia

 

Hoje, o termo app é mais usado e conhecido como softwares para smartphones. Você também pode ouvir falar dessa ferramenta como aplicativo mobile, aplicativo para celular ou aplicativo móvel, sendo que é possível fazer o download e uso de um app de forma gratuita, parcialmente gratuita ou paga.

 

Atenção: Um app mobile não é sinônimo de site responsivo!

Voltando ao assunto de app para evento científico, é comum muitas pessoas confundirem o que é um aplicativo mobile com um site responsivo, por isso acreditam que não vão precisar de um aplicativo porque já tem um site. Vamos entender o que é cada um e suas diferenças:

 

Sites responsivos:

Basicamente é o site do evento que pode ser acessado via smartphone e tablet sem prejuízo de usabilidade porque o conteúdo “cabe” no tamanho da tela, independente do aparelho usado.

Como hoje muitas pessoas podem acessar o site do evento em diferentes aparelhos, todos os sites desenvolvidos pelo Galoá já são responsivos (saiba mais ou peça um orçamento aqui), como no exemplo a seguir do encontro parceiro 6th Brazilian Conference on Natural Products (BCNP):

 

Imagem de site do 6th BCNP versão desktop e versão mobile

 

Vale ressaltar que assim como qualquer outra página online, é necessário estar conectado a internet para poder acessar um site no aparelho móvel, seja ele responsivo ou não, sendo que essa tecnologa é suscetível de falhas por causa da conexão, ao contrário de um aplicativo que pode ter recursos que funcionam offline.

Outro diferencial de um aplicativo para um site responsivo, é que no site é possível apenas fazer a consulta do conteúdo já exposto, impossibilitando a interatividade com o usuário e acesso a mais informações mais detalhadas de autores e trabalhos, como acontece nos aplicativos para eventos acadêmicos do Galoá.

 

Aplicativo mobile:

A primeira diferença visível de um aplicativo nativo para um site responsivo é que o app deve ser instalado no aparelho por ter mais funcionalidades (normalmente), que em muitos casos pode ser acessado offline. Isso deve ser feito com a instalação do app no aparelho porque o contrário (navegação direta na internet), o celular ficaria muito “pesado” para carregar todas informações.

Com o programa instalado, o aplicativo também consegue (se autorizado) utilizar outros recursos de hardware do aparelho para atender o objetivo para que foi desenvolvido e oferecer uma melhor usabilidade de forma offline. Por exemplo, ao utilizar a câmera do celular é possível escanear um QR Code; ao utilizar o GPS é possível orientar sobre uma direção; etc.

Mas, infelizmente, algumas pessoas se confundem e acabam oferecendo a ferramenta com falhas para organizadores de eventos. Muitas vezes o chamado “aplicativo” é apenas um redirecionador para outra plataforma online que é acessada via navegador do celular ou ainda como atalho para uma imagem com a programação final (o que um site responsivo já faz).

Para evitar esses equívocos na hora de contratar um app para o seu evento, lembre-se que um aplicativo mobile precisa oferecer uma experiência mais completa para os participantes, e não ser meros atalhos para imagens, sites ou plataformas fora do aplicativo.

Também aconselhamos a preferência por ferramentas com alguns recursos que funcionem offline. Isso porque você deve levar em consideração que o local do evento pode não fornecer Wi-Fi e o participante não ter pacote de dados de internet em seu celular ou ainda estar com o sinal de celular fraco ou fora de área.

Por que usar o apps Galoá para eventos?

Conheça nas palavras de quem organiza e participa de congressos e simpósios.

"O aplicativo Galoá é, sem dúvida, uma novidade e um investimento importante para nosso evento, cujo objetivo é tornar a experiência do congressista mais interativa e produtiva ao nos aproximar dos participantes, sem falar que o app também nos ajuda na gestão do simpósio. [...] Tudo isso é fruto do nosso profundo respeito ao investimento que os alunos, pesquisadores e empresas participantes realizam ao decidirem participar do evento." - Prof. Dr. Douglas Gherardi (INPE)

Então, o que deve ter no meu app para evento científico?

Claro que cada evento científico tem demandas específicas e que, consequentemente, variam de um aplicativo para outro, mas existem elementos que apenas um aplicativo desenvolvido por especialistas em ciência pode oferecer.

Aqui no Galoá, por exemplo, a equipe é composta por programadores e também por pesquisadores que participam de eventos científicos, razão pela qual visualizamos quais são os principais pontos que não podem faltar, como comentamos a seguir:

 

Acesso e download de resumos e trabalhos

Dependendo do tipo do encontro acadêmico (relembre aqui os diferentes tipos de eventos científicos que existem), pode ser que não haja apresentação de trabalhos, mas muitos congressos e simpósios incentivam o debate das pesquisas em andamento ou concluídas de suas áreas ou universidades.

E qual a melhor forma de oferecer o acesso a esses trabalhos? Com certeza não é imprimindo pesados livros de resumos e trabalhos completos para entregar a cada congressista, que além do peso nas costas, seria um desperdício de papel sem necessidade.

Uma solução prática para esse problema é permitir o acesso para visualização dos resumos e download dos trabalhos com o aplicativo do evento científico. Como você pode conferir no aplicativo que desenvolvemos para a 6th Brazilian Conference on Natural Products.

 

Gif mostrando como é fácil o download de trabalho dentro de app desenvolvido pelo Galoá

 

O interessante dessa funcionalidade tão essencial no 6th BCNP é que toda a navegação, desde a consulta de autores e trabalhos até a leitura dos resumos, é realizada de forma offline. Apenas para o download dos trabalhos completos que se exige a conexão à internet para os dados se sincronizarem.

Se fosse permitido realizar a leitura dos trabalhos completos no modo offline também, o aplicativo ficaria pesado ao ter que instalar todos os trabalhos da edição no app no momento da instalação, o que é desnecessário, pois normalmente os participantes fazem o download apenas dos trabalhos que mais lhes interessam.

 

Agenda do evento e agenda pessoal

Outra funcionalidade importante para um app de evento é entregar toda a programação do congresso, conferência ou simpósio. Mas não basta disponibilizar uma imagem ou planilha solta, é preciso que essas informações estejam organizadas e também seja possível que o participante monte sua própria agenda de interesses no encontro acadêmico, bem como visualize informações referentes aos palestrantes, como currículo e temática.

Confira rapidamente como isso funciona no aplicativo que desenvolvemos para o 10º Encontro Internacional de Produção Científica da UniCesumar, onde está visível qual é a Programação do evento e a Agenda Pessoal, bem como a facilidade em conferir os trabalhos dentro da atividade selecionada para “Agendar”.

 

GIf mostrando como ver a programação e montar agenda dentro do app desenvolvido pelo Galoá

 

Outro diferencial a se prestar atenção é se durante o evento a programação pode ser alterada. Sabemos que imprevistos acontecem e algumas palestras podem mudar de sala ou horário, sendo importante essa maleabilidade na programação do app.

 

Imagem da Agenda Pessoal dentro do app

 

Notificações e notícias em tempo real

Para fecharmos este post, não poderíamos deixar de mencionar a necessidade em oferecer notificações e envio de notícias em tempo real no aplicativo, quando conectado à internet.

Essa funcionalidade permite que a comissão comunique rapidamente todos os congressistas conectados sobre alguma novidade, sorteio, confraternização ou alterações de última hora na programação, veja um exemplo no aplicativo que desenvolvemos o 2º Congresso Internacional e o 8º Workshop sobre Design & Materiais:

 

Imagem de notícias dentro do App Design & Materiais, desenvolvido pelo Galoá

 

Esses são os elementos que acreditamos que não podem faltar em um app voltado para eventos científicos. Como comentado no começo deste texto, cada congresso tem a sua peculiaridade que exigirá mais ou menos funcionalidades para atender os participantes da melhor forma possível, mas espero que o texto tenha sido útil para você.

Caso queira conhecer mais sobre os aplicativos desenvolvidos pelo Galoá focados em eventos científicos, fique à vontade para enviar seu contato. Nossa equipe especializada está disponível para apresentar outras soluções dentro do app e lhe ajudar a oferecer a experiência mais completa e adequada para a proposta e tamanho do seu evento.

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“Do meu ponto de vista, [o aplicativo] atingiu bastante as expectativas. Foi muito bom e, de fato, interessante o uso dele, já que foi bastante fácil o manuseio e utilidade.” - Prof. Carlos M. Huitle (UFRN), comissão organizadora do 21º SIBEE.