O que acontece com o conhecimento trocado, as discussões fomentadas e a energia criativa gerada em seu evento científico depois que as luzes são apagadas, ao final da cerimônia de encerramento? A resposta são os proceedings e anais de eventos.
Para não só registrar o conhecimento gerado, mas também manter o seu evento relevante e gerando frutos no intervalo entre uma edição e outra, é que existem os anais de eventos. Esse tipo de publicação permite que o debate científico se mantenha aceso e não entre em hiato até a próxima edição.
O que são os Anais de Eventos ou Proceedings?
Anais de Eventos ou Conference Proceedings é o formato mais popular de se publicar os conteúdos apresentados em um congresso, conferência ou outro tipo de evento científico. Não há diferença técnica entre os dois, anais de eventos e proceedings têm o mesmo significado, porém, o segundo é o termo em inglês.
Eles são uma coletânea de conhecimentos, que geralmente passam por validação, e um documento histórico de todas as submissões aprovadas e suas discussões durante a edição de um encontro científico, trazendo assim o estado-da-arte em um determinado momento.
Tudo o que você precisa saber sobre anais de eventos
Nos proceedings, são publicados trabalhos completos ou apenas resumos?
O conteúdo dos anais depende da comissão organizadora e do comitê científico, podendo conter resumos, resumos estendidos, ou os trabalhos completos dos autores.
Veja alguns exemplos dessas diferentes abordagens, em proceedings publicados com nossa plataforma, Galoá Proceedings Indexados:
- O 18º Congresso Mundial de Linguística Aplicada (AILA) aconteceu em julho de 2017, os anais do evento foram publicados online apenas com os resumos dos trabalhos apresentados.
- Já o 21º Congresso Brasileiro de Engenharia Química (COBEQ) publicou os anais com a opção de realizar o download dos trabalhos completos.
Todos os trabalhos apresentados são publicados nos anais, ou apenas trabalhos selecionados?
Depende da decisão editorial da organização do comitê científico. Na maioria dos eventos, todos os trabalhos efetivamente apresentados (ou seja, excluindo os trabalhos aprovados mas não apresentados no evento) são publicados nos anais.
Outros eventos, como por exemplo a 17th International Conference on Near Infrared Spectroscopy (NIR 2015) decidem por selecionar uma parcela do total de trabalhos.
Palestras e minicursos são incluídos nos anais?
Todo tipo de produção científica apresentada durante o evento pode ser publicada nos anais de eventos. Na maioria dos casos, pôster, apresentações orais são incluídos nos eventos, mas em outros casos, palestras, mesas-redondas, minicursos, também são incluídos na publicação. Um exemplo é o 6ª Brazilian Conference on Natural Products (BCNP) que publicaram o conteúdo das palestras no eixo temático “Lectures”, ou o 14º Congresso Brasileiro de Medicina de Família e Comunidade (CBMFC). Um dos mais completos em nossa plataforma, sendo possível filtrar os trabalhos por formato de apresentação e códigos de doenças e pacientes.
O mesmo trabalho pode ser submetido em congressos diferentes?
Essa é uma questão importante!
Caso você seja um autor e essa restrição não estiver clara nas regras de submissão de trabalhos do evento, recomendamos entrar em contato com a organização do congresso que você pretende enviar os trabalhos, para não correr o risco de sofrer acusações de autoplágio.
Caso você esteja organizando um evento, como decidir? Em nossa experiência com eventos nacionais e internacionais, a maioria exige que os trabalhos e resumos enviados sejam inéditos. Congressos e simpósios de grande porte, como o SLACA (Simpósio Latino Americano de Ciência de Alimentos) e o CIDESPORT (Congresso Internacional de Desempenho Portuário), selecionam os melhores trabalhos para serem publicados em periódicos internacionais e fortalecem o nome do evento, para isso se certificam que eles sejam inéditos.
A forma como os organizadores se certificam se houve publicação anterior ou não pode variar. Alguns eventos pedem uma declaração do autor, anexo de formulário cedendo os direitos de publicação para o evento, e outros de iniciação científica exigem uma carta do orientador autorizando a publicação nos proceedings.
Para evitar dor de cabeça, recomendamos que você deixe muito claro nas regras de submissão a necessidade do trabalho ser inédito ou não, e como pretende se certificar dessa informação (será pedido uma carta, formulário ou uma simples declaração na hora do envio?).
Quais os formatos de publicação dos anais de evento
Os proceedings costumavam ser publicados no formato de livros, cópias impressas similares aos periódicos. Com a modernização das tecnologias de armazenamento de informações, eles começaram a ser distribuídos em CDs e pendrives, e depois, para evitar a perda ou danos às cópias físicas, passou a ser publicado em PDF online.
O Galoá inovou ao lançando o Galoá Proceedings, uma plataforma moderna para a publicação de Anais de eventos e Proceedings, hospedando os trabalhos na nuvem, com os trabalhos indexados e facilitando a divulgação e disseminação do conhecimento.
Estou organizando um evento, como publicar os anais do meu evento?
Existem diversos formatos de publicação dos proceedings, como vamos explicar ao longo do texto, atualmente o mais comum é a publicação online das produções em plataformas como o Galoá Proceedings Indexados.
Como os trabalhos para um evento devem ser submetidos e selecionados?
Os trabalhos podem ser enviados por email ou um sistema de submissão que os mantém mais organizados sem a necessidade de salvar os documentos individualmente, como o Galoá Call-for-papers.
Os proceedings precisam de DOI?
O depósito de DOI (Digital Object Identifier) nos anais do evento não é obrigatório, mas muito recomendado, pois agrega mais valor à publicação.
O DOI é utilizado para identificar publicações científicas digitais e fornecer um link permanente para o trabalho do autor. O evento tem a opção de manter a sua identidade e utilizar um prefixo próprio para ser reconhecido mais facilmente.
“A nossa motivação ao disponibilizar os anais online e com DOI foi aumentar e permitir que esses trabalhos fossem recuperados e vistos em qualquer lugar do mundo. Que as pessoas pudessem, a medida do possível, avaliar a qualidade do que é apresentado aqui na UNICAMP.” – Prof. Dr. Fernando Coelho (Unicamp)
Qual a importância de publicar os anais de eventos?
Publicar os proceedings é importante para estabelecer o evento científico em sua área de atuação, aumentando a cada edição o número de interessados em participar e ampliando o impacto das pesquisas apresentadas. Como explicaremos ao longo do texto, a publicação dos anais online é a maneira mais eficiente de atingir esses objetivos e divulgar o conhecimento para um grande número de pessoas.
Proceedings, Artigos em periódicos e pré-prints
A publicação de anais de eventos são ótimas para fomentar discussões, assim como o pré-print, eles são mais ágeis de serem publicados, porém, passam por avaliação de uma comissão científica.
Os pré-prints são manuscritos que ainda não passaram pelo processo de avaliação por pares. Eles são publicados de forma independente pelo autor do trabalho com objetivo de receber críticas e feedback de colegas ou então contribuir para um debate ativo na comunidade científica.
Ao serem submetidos para um evento científico, os trabalhos passam por uma avaliação e apenas após serem aprovados podem fazer parte dos anais do evento. Esse mesmo processo acontece ao publicar artigos científicos em revistas ou periódicos, nesses casos a avaliação é mais rigorosa e pode envolver um extenso período de correções e mudanças para atingirem as expectativas do editor, podendo demorar anos para serem publicados.
Assim como as revistas científicas, os anais de um evento são uma coleção de trabalhos sobre o mesmo tema, por exemplo, no Congresso Brasileiro de Educação Especial (CBEE) serão discutidos trabalhos que abordam diferentes aspectos da Educação Especial, a International Conference on Plasmodium vivax Research (ICPVR) reúne pesquisadores do mundo inteiro para discutir apenas sobre um dos transmissores da Malária.
Importância para os autores
Os autores também se beneficiam bastante, para muitos, a publicação em anais é uma forma adicional de publicação e divulgação do seu trabalho de pesquisa. Ao disponibilizar os anais para o seu evento, você está oferecendo mais valor para os seus autores, aprimorando a relação entre eles e o seu congresso.
Além disso, para o público em geral, os anais do evento são uma ótima forma de aprender sobre novos tópicos e se atualizar sobre as novidades de uma área de interesse.
Breve histórico dos Proceedings
Historicamente, os anais de eventos costumavam ser impressos e publicados num formato análogo aos livros de resumos para cada edição do evento. Muitos eventos brasileiros inclusive utilizam o formato internacional, publicando Proceedings Series, onde cada edição possui seu próprio fascículo impresso, de maneira similar aos periódicos científicos.
Estes livros costumavam ter centenas de páginas e serem muitos densos conceitualmente (imagine um tamanho dos proceedings de um dos eventos de destaque de uma área, onde milhares de trabalhos foram apresentados), o que tornava difícil para o cientista interessado consultar os artigos.
Com o passar dos anos os anais de eventos começaram a ser entregues em CD-ROMs para os participantes. Bem mais leve que os pesados livros e mais fácil de ser transportado, porém, sem os devidos cuidados os CDs riscam facilmente impedindo o acesso aos trabalhos. Há também a desvantagem de que eles estão se tornando obsoletos, já que cada vez mais modelos de notebooks não possuem o leitor de CD-ROMs.
Alguns eventos também escolhem disponibilizar os proceedings em pendrives. Eles possuem maior espaço de armazenamento, não estragam tão fácil quanto os CDs e uma grande variedade de empresas de merchandising oferecem produtos personalizados de acordo com a identidade do evento científico. As desvantagens do pendrive é o seu custo maior e a facilidade com que ele pode ser perdido pelos participantes, o que diminui o custo-benefício deste meio de divulgação.
Atualmente a melhor forma de manter a história do seu evento é a publicação dos anais de eventos em plataformas onlines. Ao publicar online basta compartilhar o link do proceedings com seus participantes para que eles acessem e baixem os trabalhos, sem correr o risco de perder toda a publicação. Se os proceedings estiverem disponíveis com acesso aberto, o público geral também poderá acessar seu conteúdo aumentando ainda mais o impacto das pesquisas e eventos.
“Por ser um evento mundial de grande porte, com mais de 93 países envolvidos e 2500 trabalhos submetidos, a publicação online é uma maneira prática de divulgação e permite fácil acesso a todos.” – Comissão organizadora WONCA
Ter os anais de eventos publicados online também abre a possibilidade de levar o evento para pessoas além do seu público tradicional. Em nossa plataforma, Galoá Proceedings Indexados, por exemplo, os anais são indexados de forma que mecanismos de busca (Google, Bing, Yahoo) encontrem os trabalhos facilmente e mostre-os em resultados de pesquisas relevantes.
Além disso, nossa solução se aproveita das vantagens da computação em nuvem, e permite que cada um dos autores e co-autores publicados em seu evento saibam facilmente as estatísticas de acesso de cada artigo e a relevância do trabalho apresentado no congresso.
Com anais de evento de qualidade e acessíveis, você constrói uma relação duradoura com os seus congressistas e fortalece o nome do evento, entregando para a comunidade científica uma contribuição inestimável.
O que é o Galoá Proceedings Indexados?
O Galoá Proceedings Indexados é uma plataforma desenvolvida para a publicação de anais de eventos científicos, de forma que eles possam ser facilmente compartilhados e encontrados por qualquer pessoa no mundo.
Os autores dos trabalhos também se beneficiam bastante com a publicação dos anais de evento no Galoá. Ao se logar na plataforma é possível conferir quantas pessoas acessaram cada trabalho publicado, permitindo uma visão ampla do impacto de suas pesquisas.
“O que mais nos chamou atenção foi o repasse de informações a autores e coautores sobre as estatísticas de cada trabalho. Também gostamos muito da organização do site e da possibilidade de mostrarmos a história do evento e as normas de submissão, o que demonstra a qualidade dos anais. O Galoá é um serviço bem completo!” – Felipe Saldanha (UFC), CONPET Civil
Quer mais informações sobre a publicação de anais de eventos online? Preencha o formulário abaixo e entraremos em contato.
Confira também o nosso primeiro e-book com tudo o que você precisa saber sobre o depósito de DOI. Este código é utilizado para identificar e garantir um link permanente para publicações científicas, sendo possível acessá-las a qualquer momento pela internet. Caso tenha interesse, visite a nossa página e faça seu download gratuito.
