Organizar qualquer tipo de evento é uma tarefa árdua, na qual o organizador tem que levar em consideração diversas variáveis para que tudo ocorra como planejado, e os eventos científicos não são exceção nessa curva. Por isso existem sistemas para eventos.
Qualquer problema durante a organização vira uma bola de neve e muito tempo é gasto tentando resolvê-los. Por isso, a melhor maneira de se ter tudo sob controle e garantir que o seu evento seja um sucesso é utilizar um sistema automatizado para congressos, simpósios, conferências, entre tantos outros encontros acadêmicos.
Hoje em dia não podemos negar que a internet é, sem dúvida, essencial para a vida moderna. Ela não só permite a troca de informações, mas também nos oferece um mar de ferramentas focadas na realização de tarefas cotidianas.
No meio online respondemos emails, conectamos com outros profissionais, pesquisamos conteúdos do mundo inteiro e nos informamos sobre os mais recentes acontecimentos. É natural que a organização de eventos não fique para trás e permita que seus congressistas e participantes se sintam valorizados nesse ambiente multifacetado, com uma comunicação e organização eficaz para apresentação de seus trabalhos.
Os sistemas para eventos científicos são benéficos para a comissão organizadora e também para os participantes, por isso preparamos este post, explicando as vantagens para cada um dos públicos.
Vantagens de um sistema de eventos para o organizador
Existem muitas tarefas que ainda são feitas manualmente, por exemplo, o simples processo de emissão de certificados dependia do organizador averiguar a frequência dos participantes sala por sala e depois enviar o certificado correspondente para cada um.
Tudo isso é feito automaticamente com um sistema adequado para eventos científico, garantindo que o comitê organizador tenha mais tempo para focar no que realmente importa: aumentar a arrecadação de patrocínio, encontrar novos palestrantes e oferecer um cronograma de cursos e workshops que atraia o maior número de participantes possível.
Outro trabalho automatizado é a avaliação e revisão dos trabalhos, como destaca Sandra Malta membro do comitê nacional do Congresso Nacional de Matemática Aplicada e Computacional:
“No processo de avaliação do CNMAC, o congressista submete seu trabalho que passa para os revisores para uma avaliação. Às vezes um revisor pede uma outra avaliação e outro revisor pede mais avaliações, o que deixa o sistema muito complexo.” – Sandra Malta, LNCC e SBMAC.
Em um sistema para eventos científicos, o processo de peer-review é facilitado com ferramentas de atribuição de revisores, distribuição dos trabalhos e notificações sobre mudanças e alterações, evitando dores de cabeça e confusões entre os pareceristas.
Ao contrário do que algumas comissões organizadoras imaginam, um bom sistema de eventos serve para auxiliar nas tarefas de organização, e não ser um empecilho. Ele deve conter todas as ferramentas que você precisa para realizar o seu trabalho com eficácia, automatizando tarefas antes feitas através de planilhas confusas e desorganizadas. Segundo a Pró-Reitora de Pesquisa da Unicamp e organizadora do SLACA, Profa. Dra. Glaucia Pastore.
“A simplicidade de operar o sistema e a capacidade que ele nos permite de fazer ajustes de acordo com a nossa necessidade é uma enorme vantagem.” – Profa. Dra. Glaucia Pastore, Pró-Reitora de Pesquisa da Unicamp.
Vantagens de um sistema de eventos para o participante
Nenhum evento acadêmico acontece sem os participantes, portanto, é importante garantir que eles tenham a melhor experiência em todas as etapas para que volte nas próximas edições e recomende para os seus colegas.
Um bom sistema de eventos torna o processo de inscrição e submissão trabalhos mais fácil e intuitivo, aliado com um website bem construído, que consegue priorizar a hierarquia de informações para serem acessadas facilmente, diminuindo as chances de mal-entendidos.
A intenção é criar um evento que irá demorar para sair da mente do participante. Com a publicação online do proceedings do seu evento aliados ao depósito de DOI, os trabalhos publicados poderão ser acessados de qualquer lugar do mundo difundindo não só o evento, mas também os trabalhos dos participantes para uma audiência ainda maior, como apontou o Prof. Dr. Fernando Coelho da Universidade Estadual de Campinas:
“A nossa motivação (Congresso de Iniciação Científica da Unicamp) ao disponibilizar os anais online e com DOI foi aumentar a visibilidade do evento. No momento que conseguimos colocar em cada um dos trabalhos o código DOI, a ideia central era permitir que esses trabalhos fossem recuperados e vistos em qualquer lugar do mundo. Que as pessoas pudessem, a medida do possível, avaliar a qualidade do que é apresentado aqui na Unicamp.” – Prof. Dr. Fernando Coelho, Unicamp.
O suporte ao cliente também é um aspecto muito importante que deve ser levado em conta (afinal, imprevistos acontecem), será necessário uma equipe responsável e capacitada para resolver qualquer problema que o congressista possa ter antes, durante ou após o evento, para que ele tenha a melhor experiência e não se sinta deixado de lado.
A importância de escolher um sistema para eventos focado na comunidade científica
Cada segmento de mercado possui necessidades diferentes, uma formatura é diferente de uma conferência, assim como um festival cultural é diferente de um simpósio.
Então não basta correr para um aplicativo ou software que promete montar um site com sistema de inscrições, se a empresa não compreende quais são as reais necessidades de seu público.
Com um sistema de eventos focado para a comunidade científica, você estará trabalhando com uma plataforma feita para solucionar os problemas e dificuldades específicos de congressos, simpósios e conferências científicas, além de lidar com uma equipe preparada para te atender melhor.
É assim que atuamos aqui no Galoá, onde diariamente estamos em contato com a comunidade científica e compartilhamos da mesma paixão pelo conhecimento. Por isso trabalhamos para entregar o melhor sistema de eventos científicos para nossos clientes.
Com um website bonito, personalizado e funcional, um sistema de submissão e distribuição em “batelada” para os revisores, geração de certificados e publicação dos anais de eventos (ou Proceedings).
O Prof. Dr. Rodrigo Béttega, membro da comissão organizadora do Congresso Brasileiro de Engenharia Química em Iniciação Científica (COBEQ), relatou sua experiência com o nosso sistema:
“Nós, da comissão organizadora, achamos que é um sistema muito claro, fácil para o usuário se localizar, submeter o seu trabalho e ter a sua revisão, além do congressista receber todos os e-mails sobre o evento. Ao conversar com outros colegas que já haviam utilizado o sistema, eles também nos recomendaram por essa facilidade de uso, isso que nos chamou mais atenção no Galoá.” – Prof. Dr. Rodrigo Béttega, departamento de engenharia química da UFSCar.
Quer conhecer melhor nossas ferramentas? Venha conversar com nossos especialistas sobre seu evento!
