Hoje em dia, quando pensamos na organização de um evento científico, um dos primeiros pontos da lista de prioridades, normalmente, é a criação de um site atraente e organizado para concentrar as principais informações e atrair os futuros participantes, não é mesmo?
Isso porque o site é um cartão de visitas que vai levar o evento acadêmico até o público-alvo, sendo a principal fonte de divulgação do seu encontro científico.
No entanto, algumas comissões organizadoras não se atentam que além de um visual bonito e informações coesas, é preciso garantir que o site do evento também seja funcional.
O que eu quero dizer com funcional? Bom, relembre os passos que as pessoas interessadas percorrerão até a realização de seu congresso, simpósio, conferências e workshop (caso tenha dúvidas sobre os diferentes tipos de eventos científicos, explicamos aqui as diferenças):
Após consumir todas informações importantes que você disponibilizou no site da edição, é provável que os interessados queiram se inscrever, pagar as taxas necessárias que permitem a realização do evento científico e, quem sabe, submeter um trabalho acadêmico condizente com os eixos temáticos que o seu evento abrange.
Esse é um cenário bem interessante para as comissões organizadoras, certo? Mas agora vamos supor que todo o processo de inscrições, comunicação entre os participantes e distribuição de avaliação dos trabalhos entre seus pares seja realizada de forma manual, como em décadas passadas em que eram inexistentes os softwares para eventos científicos que desenvolvemos no Galoá.
O quadro muda drasticamente. Ao invés de sucesso é bem provável que o caos prevaleça com um gerenciamento truncado, risco de pagamentos não realizados, trabalhos não revisados, inscrições não concluídas e até mesmo o desinteresse do público-alvo, com o agravante do estresse da comissão organizadora e científica.
Infelizmente, no Brasil muitos eventos científicos ainda acabam seguindo esse caminho cada vez mais arriscado e, aos poucos, vão perdendo espaço entre seus pares que gradualmente aderem à praticidade e segurança de um sistema completo de gerenciamento desses encontros acadêmicos.
Os softwares desenvolvidos pelo Galoá garantem a segurança e agilidade em todas as etapas do evento científico, independente do número de pessoas que pretende atender, temáticas ou formatos.
Isso quer dizer que temos as soluções certas para qualquer evento acadêmico do início ao fim, como e-mails automatizados para agilizar a comunicação entre os participantes, sistema de inscrições, sistema de submissão e avaliação de pares e até hospedagem de anais de eventos com DOI na nossa plataforma Galoá Proceedings.
Você pode se aprofundar em nossas soluções para eventos aqui, mas vou resumir os principais sistemas que oferecemos:
Sistema de Inscrições e pagamentos
Ao aderir a essa ferramenta, seus congressistas (com conexão a internet) conseguem se inscrever facilmente no evento e nas atividades adicionais oferecidas. O melhor é que terá a sua disposição diversas formas de pagamento e até mesmo a opção de inscrições em caravana, quando as instituições cobrirem mais de uma inscrição de seus pesquisadores e alunos.
Além do layout amigável, com o software de pagamento é possível emitir relatórios financeiros dinâmicos e em tempo real para monitorar todo processo automatizado.
Sistema de submissão e avaliação de trabalhos
Conforme o formato do evento científico, o debate sobre as novidades científicas por meio de apresentação de trabalhos é extremamente importante. No entanto, não são todos os trabalhos que se apresentarão de forma desorganizada. É necessária a submissão e revisão do que realmente será apresentado.
Para não fazer todo processo manualmente, esse software de submissão é customizado conforme o perfil do evento, tornando ágil e inteligente a atribuição dos trabalhos para os revisores, seja como avaliação cega, duplo-cega ou aberta.
Aplicativos para eventos
O smartphone tem se popularizado cada vez mais no Brasil com uso crescente de aplicativos. Isso porque essas ferramentas tornam o acesso de diversas atividades fácil e dinâmica.
E isso não é diferente para o mundo acadêmicos. Os app para eventos conseguem organizar a agenda dos congressistas, ter toda a programação na palma da mão e engajar mais o público com as atividades e comissão organizadora. (Leia mais: Estudo de caso SBPqO – O que os avaliadores de trabalhos acham do app Galoá?)
Plataforma de anais de eventos online
Os trabalhos científicos continuam em discussão após a festa de encerramento, mas para isso eles têm que estar disponíveis para serem lidos, discutidos e compartilhados, aumentando ainda mais a visibilidade e impacto do evento acadêmico.
Como você deve ter notado neste texto, o Galoá é a plataforma com o melhor software para eventos acadêmicos, científicos e educacionais. E agora quero explicar quais foram as nossas motivações no escopo dos nossos sistemas:
- Oferecer a melhor experiência possível para o congressista, parceiros, expositores e palestrantes.
- Fazer com que o evento seja lembrado, mesmo após a última sessão.
- Com o software certo, é possível garantir a satisfação contínua e ter a certeza que seus conferencistas vão voltar. Isso porque oferecemos controle de acessos e formulários de feedback dos usuários que indicarão o caminho para as próximas edições.
- Facilitar a gestão: organização estrutural e previsão de entradas
- Otimizar o tempo investido na organização de um congresso, pois existem diversas atividades, cronogramas e tarefas a serem planejados e o tempo é finito. Os softwares de eventos permitem minimizar esforços e ainda ter uma previsibilidade de rendimento e volume de conferencistas.
- Automatizar processos.
- Economizar tempo e recursos humanos
- Evitar dor de cabeça e transtornos desnecessários: uma simples notificação para seus convidados sobre alterações de última hora é um exemplo de solução que se encaixa perfeitamente para qualquer evento: você evitará reclamações, confusão, perda de horário e ainda demonstrará sua atenção com todos. Nosso software voltado para eventos já lhe disponibiliza isso, e muito mais.
São inúmeros os benefícios de se contar com um software para eventos. Quer saber mais? Que tal bater um papo descompromissado com nossos especialistas?
Assim que você passar a utilizar a plataforma, vai observar um retorno imediato. O planejamento e organização do evento se tornam mais prazerosos, menos cansativos e sem tarefas repetitivas. Tudo flui melhor e sobra tempo para investir no que é, de fato, o principal nos congressos e simpósios: progredir!
