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Como começar o Planejamento Estratégico do seu evento científico

Quando pensamos em eventos científicos o termo “planejamento estratégico” não é a primeira coisa que nos vem à mente, aposto que também não é nem a segunda. Porém, isso precisa mudar para aqueles que buscam ser melhores organizadores de eventos científicos ou estão encarando o desafio pela primeira vez.

O planejamento estratégico é muito utilizado por profissionais de marketing e administração por conter os objetivos, metas, oportunidades e fraquezas de uma empresa. Com essas informações em mãos fica mais fácil tomar decisões que irão influenciar o futuro da marca.

 

Planejamento estratégico para congressos e simpósios

Mas o que isso tem ver com eventos científicos? Assim como empresas, os eventos estão vendendo um produto. Mesmo com a participação gratuita, algum tipo de troca é esperado, deve-se lembrar que o tempo dos congressistas são mercadorias valiosas e para que eles estejam dispostos a dedicar essa atenção no seu evento, é preciso dar o seu melhor para divulgar e mostrar a relevância para o campo que atua.

O planejamento estratégico vai ajudar a organizar os objetivos e planos do seu evento para que no final tudo ocorra da melhor maneira possível e seja entregue um grande valor cultural e científico para os participantes e envolvidos.

Está interessado? Então continue lendo, pois neste post vamos apresentar os principais pontos de um planejamento estratégico para que você possa começar a fazer o do seu congresso!

 

Como o seu evento científico se posiciona?

Este tópico é bem parecido com o que já mencionamos em nosso post com dicas para organizar um evento científico. O que o seu congresso ou simpósio representa para a comunidade e profissionais da área? É muito importante saber seu diferencial e qual a marca que o evento pretende deixar para o público e comunidade científica/acadêmica.

No mesmo raciocínio de definir a identidade do seu evento, ter a missão, visão e valores do seu evento claros é muito importante. O Portal Endeavor coloca que a missão do seu negócio é o que você faz, a visão é onde você quer chegar e os valores definem quem você é.

O INS Brasil, por exemplo, realiza o Simpósio de Terapia Infusional com os sistemas Galoá, e no site do evento eles deixam bem clara qual é a missão da organização em relação ao evento:

“[O INS Brasil] Tem como MISSÃO o aprimoramento de conhecimento científico e prático dos procedimentos relacionados à terapia intravenosa junto à comunidade de profissionais de saúde.” - Infusion Nurses Society Brasil

Seu evento já possui um site?

Ter um lugar para divulgar as informações do seu congresso é essencial para que ele seja um sucesso. Converse com a nossa equipe e tire suas dúvidas

Outra informação presente no site do evento são os princípios norteadores do simpósio, que podem ser interpretados como os valores do evento. Eles colocam como princípios a dinâmica interdisciplinar entre as ciências humanas, exatas e biológicas e a democratização da informação. Esses dados não são apenas importantes para o evento, mas também para seus participantes e possíveis patrocinadores, assim, eles podem se identificar com o que está sendo oferecido e se engajarem mais no evento.

Outro exemplo é o 3º CBCTEM (Congresso de Ciência em Tecnologia da Madeira), que coloca como propósito do evento:

“Ampliar as discussões em torno das temáticas apresentadas, incentivar à formação de novos grupos e/ou o incremento de grupos existentes, preferencialmente com a participação de integrantes de vários países, visando o intercâmbio de conhecimentos técnico-científicos relacionados a madeira em nível nacional e internacional.” - 3º CBCTEM

 

Objetivo do evento

Continuando na mesma linha de pensamento da missão e valores, trace os objetivos que deseja alcançar após um certo tempo. O ideal é que tenha um para ser alcançado mais rapidamente, outro a médio prazo e finalmente um objetivo para ser alcançado a longo prazo.

Isso não é obrigatório, mas pode ajudar a ter uma visão claro do futuro e quais os caminhos que você irá trilhar para atingir esses objetivos.

 

Olhando dentro e fora do seu evento

É importante lembrar que o seu evento científico não acontece dentro de uma bolha. Analisar a situação a sua volta é tão importante quanto olhar para o que acontece dentro do evento e, para isso, existe a análise SWOT.

SWOT é uma sigla em inglês que significa: Strength (força), Weakness (fraquezas), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças). O objetivo de se fazer uma análise SWOT é estudar todos os fatores externos e internos que possam influenciar o seu evento, tanto no planejamento quanto em sua execução.

 

 Força e Oportunidade como Ajuda, Fraqueza e Ameaças como Atrapalha, Froça e Fraqueza como influências internas, Oportunidades e Ameaças como influências externas

 

Com base nisso, faça uma lista simples para cada tópico se esforçando ao máximo para adicionar todos os aspectos relevantes; depois pense em como as oportunidades podem ser melhor exploradas, como solucionar as fraquezas e contornar as ameaças. Essas informações vão permitir que a organização tenha uma postura mais clara e objetiva sobre o evento e o ambiente que ele ocorre, resultando em um plano de ação mais efetivo.

 

Seja transparente com os co-organizadores do seu evento

De nada adianta realizar todo o planejamento estratégico se apenas uma pequena parte da organização fica sabendo, é essencial que todos estejam em sintonia com esses assuntos. Após fechar as informações, apresente-as para toda sua equipe, ouça os comentários e feedbacks, responda e incentive perguntas para que não haja dúvidas sobre o que foi planejado.

Siga também o exemplo dos eventos citados neste post, compartilhe com o seu público os seus objetivos, missão e valores através do seu website e redes sociais. Mostrar que existe um propósito claro na realização do seu evento demonstra profissionalismo e pode atrair mais participantes e patrocinadores.

Esperamos que tenham gostado do nosso resumo sobre a realização de um planejamento estratégico para eventos e que ele possa trazer uma nova perspectiva para a complicada tarefa que é organizar um evento científico. Caso tenha problemas em divulgar as informações do seu congresso, confira nossas soluções para eventos científicos ou converse com nossa equipe sobre ter um website completo para ajudar na divulgação.

Sinta-se à vontade para deixar comentários abaixo e conversar conosco.

Divulgue seu evento

Ter um site é essencial para que mais pessoas tenham acesso às informações do evento. Aproveite e peça um orçamento!

"A principal ferramenta apresentada pelo Galoá para a organização do ENEMP 2017 foi o site de acesso fácil, tanto para a inscrição de autores/participantes quanto a facilidade de submissão/avaliação dos trabalhos. Além do sistema promover segurança aos organizadores do evento, fornecem todas as informações necessárias para o devido acompanhamento." - Nehemias Curvelo Pereira (UEM)