Organizar um evento científico não é uma tarefa fácil. Pesquisadores e outros profissionais encontram diversos problemas no caminho, mesmo com anos de experiência no assunto. Para ajudar um pouco nessa árdua tarefa, reunimos algumas dicas para auxiliar o máximo possível o seu processo de organização de um congresso, simpósio e afins.
Tempo é essencial para a organização do evento
Primeiramente, é necessário que você tenha bastante tempo para planejar o seu evento, seja ele um congresso, simpósio ou conferência. Isso porque para fazer um evento que seus participantes queiram ir, é necessário planejar todas as atividades com antecedência.
Por isso, é recomendado que você comece a organizar um evento com 9 meses a 1 ano de antecedência. Dependendo do tamanho do congresso, os preparativos podem começar até 2 anos antes. Todo esse tempo é necessário para assegurar o melhor local para realizar a conferência, reservar pacotes de hotéis para os participantes e conseguir agenda com palestrantes renomados para ampliar as discussões durante o evento.
O que o seu evento representa?
Centenas de congressos e simpósios acontecem todos os meses no Brasil (e milhares pelo mundo), com tantas opções para o seu potencial participante, porquê ele deveria participar do seu evento ao invés de outros de sua área? Pense em qual será o seu diferencial e também se pergunte se há uma demanda para os debates que você pretende promover. Ter respostas claras para essas perguntas ajuda bastante na hora de planejar outros aspectos.
Outro problema a ser refletido é que você pode saber que existe a necessidade para o seu evento e que há um nicho de pesquisadores que vão se interessar pelo assunto, mas o medo de investir tanto dinheiro e energia ainda pode ser grande. Nesse caso, vale a pena construir primeiro uma comunidade em volta dos seus princípios, como sugere Jeff Cram, co-fundador da agência digital Connective DX, em um artigo escrito por Louis Rosenfeld na plataforma Medium:
“As melhores conferências que eu já vi, focaram em criar e cultivar uma comunidade primeiro e depois organizar eventos para reunir as pessoas. Isso cria eventos com maiores expectativas e que as pessoas gostariam de ir, ao contrário daqueles que eles precisam ir (ou vão por causa do seu trabalho).” – Jeff Cram, co-fundador da agência digital Connective DX
Calcule os gastos
Ninguém gosta de ser pego de surpresa, principalmente quando o assunto envolve dinheiro. Por isso é importante planejar com cuidado, faça uma planilha com todos os gastos do evento, local, transporte, alimentação, infra-estrutura, material de divulgação…
Com todos os custos do evento detalhados fica mais fácil se preparar contra imprevistos e também para buscar patrocínio de empresas relacionadas a área do seu evento, o que nos leva ao próximo tópico.
Busque patrocinadores, mas não gire o evento em torno deles
O patrocínio de empresas pode ajudar bastante na arrecadação de verba para realizar o melhor evento possível. Ter representantes de indústrias e empresas presentes também é interessante para o participante que deseja conhecer mais sobre o mercado em que ele está inserido ou pretende atuar futuramente.
Porém, é importante lembrar que o foco de todo evento científico e acadêmico é a ciência e valorização da busca pelo conhecimento. A participação de empresas é importante, mas cuidado para não saturar o seu participante, ou o seu congresso irá parecer um grande infomercial ao invés de comunicador da ciência.
Outra dica para não se perder nas demandas dos patrocinadores, é buscar parceiros que estejam alinhados aos mesmos valores que o seu evento pretende promover para a área. Reflita nisso e monte sua lista de potenciais patrocinadores para seu evento.
Monte uma programação balanceada
Nosso primeiro instinto na hora de planejar a programação é chamar o maior número possível de palestrantes e os principais pesquisadores da área, mas é preciso ter calma. Convide pesquisadores renomados e com expertise no tema do seu evento, mas também reserve um espaço para os profissionais mais jovens mostrarem o seu potencial e novas ideias.
Palestras que tratam sobre tendências no mercado também são ótimas para agregar nas discussões outros profissionais da área interessados em se aprimorarem. Lembre-se de trazer valor ao investimento do seu participante e ofereça uma variedade de atividades que normalmente ele não teria a oportunidade de participar, mas cuidado para não o sobrecarregar.
Deixe espaço entre as atividades, palestras, workshops, para que o seu público possa refletir um pouco sobre o que viram e conversar com os seus colegas a respeito. Esses momentos são tão importantes quanto as apresentações, é a hora que os participantes podem se conhecer e realizar o tão famoso networking, quem sabe com um Coffee Break para se sentirem mais confortáveis.
Prepare-se para imprevistos
Preparo nunca é demais, então tenha medidas de emergência na manga. Desde contatos de palestrantes que podem ser chamados de última hora, caso haja algum cancelamento, à equipamentos extra para não correr o risco de atrasar o cronograma.
Confira o espaço onde será realizado o evento, como rampas de acesso, saídas de emergências e se será oferecido Wi-Fi aos participantes ou no caso dos palestrantes precisarem para suas apresentações.
Delegue atividades
Organizar um evento demanda muita energia em diversas atividades diferentes, o que torna praticamente impossível para apenas uma pessoa ser responsável por todos os detalhes. Por isso, é importante montar um comitê organizador com pessoas confiáveis para distribuir as tarefas e responsabilidades durante a organização do evento.
Esse grupo também deve estar atento à necessidade de um comitê científico, em caso de eventos com apresentações de trabalhos, além de reunir e treinar monitores durante o congresso para auxiliar os participantes no momento do credenciamento, breaks e trocas de atividades.
Normalmente, as equipes são pequenas frente à demanda de atividades, por isso, é essencial pesquisar ferramentas de automação que possa lhe ajudar em atividades repetitivas, como inscrições e submissões de trabalhos.
Comunicação interna é importante
As suas equipes precisam falar entre si, caso contrário, cada uma irá para uma direção diferente comprometendo o evento científico.
Lembre-se de marcar reuniões de alinhamento entre as equipes, explique logo no começo do processo todos os objetivos e metas, assegure-se de que todos recebam as informações de contato das outras equipes para facilitar a comunicação.
Fale com os participantes
Pensar na sua comunicação com o público também é primordial para garantir o sucesso do seu evento. Afinal, são as pessoas que irão participar do seu evento científico e recomendá-lo para seus colegas.
As redes sociais são os melhores meios de manter os participantes informados antes do evento, crie uma página no Facebook e compartilhe notícias sobre o seu congresso. Fale sobre as novidades na programação, os temas que serão discutidos, como foram as edições anteriores… Como mencionamos no começo do post, crie uma comunidade em volta do evento que os participantes irão se sentir mais engajados e animados a participar.
Porém, não esqueça que essa comunicação deve continuar durante o evento. O que pode ser solucionado com aplicativos personalizados para seu congresso, mantendo todos conectados e sem perder nenhuma atividade de interesse.
Não seja esquecido
Um congresso não acaba em seu último dia. Após o evento acontecer, muito trabalho ainda precisa ser feito, não apenas para a próxima edição, mas para que seus participantes tenham o evento em mente até a próxima venda de ingressos.
Essa é a hora de publicar fotos e vídeos do evento nas redes sociais, aproveite também para interagir com os participantes e peça para que eles também compartilhem suas experiências durante o evento.
Outra ótima maneira de impedir que sua última edição seja esquecida rapidamente é a publicação dos anais do evento. Disponibilize para todos os trabalhos que foram apresentados e celebre a ciência e conhecimentos compartilhados e discutidos durante o seu evento.
Na plataforma Galoá Proceedings Indexados os trabalhos são publicados online de forma eles apareçam nos resultados de mecanismos de busca como o Google. Fica mais fácil também para que seus autores compartilhem suas pesquisas com seus colegas para conquistar mais interessados ao evento. Tudo isso sem precisar pensar nos custos e logística de imprimir e enviar cópias físicas dos anais.
“Por ser um evento mundial de grande porte, com mais de 93 países envolvidos e 2500 trabalhos submetidos, a publicação online é uma maneira prática de divulgação e permite fácil acesso a todos. […] Ao verificar as publicações dos eventos, achamos muito interessante e útil a forma de trabalho da Plataforma Galoá.” Comissão organizadora WONCA
Essas são apenas algumas dicas para ajudar organizadores de primeira viagem ou inspirar os veteranos que querem se diferenciar dos outros. Se você já organizou um evento científico, venha compartilhar sua experiência com a gente em nossa página do Facebook ou em nosso perfil no Twitter!
