Entre os dias 07 e 10 de setembro ocorreu a 33ª Reunião Anual da Sociedade Brasileira de Pesquisa Odontológica (SBPqO), que além das discussões e novidades de diversos campos da odontologia, trouxe um aplicativo da edição, desenvolvido pelo Galoá, com versões para os congressistas e outra para os avaliadores de trabalhos com a intenção de dinamizar as experiências durante o evento.
Para Mayra Cardoso, congressistas que veio do Rio de Janeiro e já adepta do uso de aplicativos, a ferramenta foi útil principalmente para conferir a programação geral e em quais salas e horários estavam marcadas as atividades que mais lhe interessavam, “fora que agora não precisamos carregar aquele livro enorme que, além de ser pesado, é ecologicamente incorreto”, defende a participante, assim como ressaltado pela organização da reunião. Carlos Francci, vice presidente da SBPqO e pesquisador da Universidade de São Paulo(USP), contabiliza que a opção de não imprimir mais os caderno de atividades e anais pós evento trouxe uma economia de 70 mil reais, investido agora em outras atividades do encontro.
Os participantes também tiveram oportunidade de montar uma agenda personalizada com as atividades que tinham interesse na reunião, função que os notificava com 15 minutos de antecedência sobre as atividades que estavam para começar e em qual sala da Expo Dom Pedro, local onde foi realizada a edição deste ano.
A organização do evento também destacou que com a obrigatoriedade da inserção em todos os trabalhos de um QR Code individualizado, código fornecido pela SBPqO na área restrita dos congressistas, todos os visitantes que tivesse o aplicativo poderiam salvar os trabalhos em seus aparelhos ou compartilhá-los em redes sociais, evitando acúmulo de papel ou fotos imprecisas dos painéis (leia mais aqui).
A nova ferramenta também trouxe vantagens para os quase 200 avaliadores do congresso, conforme explica Wander José da Silva, membro da organização vinculado à Universidade Estadual de Campinas (Unicamp):
“Nessa edição tivemos a automatização total do processo de avaliação, então a gente saiu de uma tecnologia totalmente analógica, que era a prancheta e a folha de avaliação, e fomos direto para o aplicativo. Essa foi uma das principais e mais interessantes novidades da diretoria atual, uma modernização do sistema que nos economizou tempo e evitou falhas no processo.” – Wander José da Silva, Unicamp.
Ao conversar com os avaliadores, a pesquisadora da Universidade Estadual Paulista(Unesp) de Araçatuba, Letícia Theodoro, lembra que até ano passado todos os requisitos para o exame, hoje presentes no aplicativo, estavam em formulários de papel em que os próprios avaliadores colocavam o número do painel e preenchiam as notas em cada quesito, suscetível à discussões com outros membros para balancear as notas, e depois entregues à organização para apuração manual, o que também abria margens para erros e mais atrasos no resultado final.
Apesar da mudança radical em relação às outras edições, Letícia não sentiu dificuldades em se acostumar com o novo sistema:
“Não foi traumático, afinal, hoje a tecnologia está em tudo e acho que é uma evolução normal, tinha que acontecer essa mudança. Depois que conseguimos acessar o aplicativo, eu achei bem tranquilo, tudo funcionou e foi mais prático porque no nele você já acessa o título do trabalho com rapidez e atribui as notas.” – Letícia Theodoro, Unesp Araçatuba.
A mesma sensação teve a avaliadora Daniela Gonçalves, professora vinculada à Unesp de Araraquara: “essa foi a primeira vez que eu atuei como avaliadora da SBPqO, então não tenho a comparação com o método antigo, mas eu achei muito legal porque salvou um tempo grande. Foi fácil usar o aplicativo e não tive problemas.”
A rapidez foi percebida pelo público também que assistiram à organização cobrando com mais precisão quais examinadores não tinham concluído suas análises no tempo previsto, graças a nova ferramenta, exemplifica Carlos: “teve um dia que dois avaliadores não entregaram os tablets, não fizeram a avaliação e foram para uma sessão de reunião de grupo. Nós localizamos esse problema e fomos atrás dos dois para que finalizassem as avaliações. Ficou muito nítido na plateia de que temos o controle bem acirrado de todo o processo”.
O vice-presidente expõe que apesar de alguns avaliadores terem apresentado resistência em aderir à tecnologia, no geral teve uma boa aceitação entre eles, além do aplicativo ter cumprido o papel de concluir à reunião em três dias ao invés de quatro, como era o formato antes, sendo o último apenas para a contagem de votos:
“O processo se tornou mais simples, lógico e conseguimos ter os resultados uma hora antes da sessão de encerramento da premiação. Foi um passo sem volta. Definitivamente sepultamos o processo de avaliação em folha de papel.”, comemora o vice-presidente que já planeja melhorias para tornar cada vez mais atraente o aplicativo para os congressistas e examinadores.
Além dos benefícios para os participantes e avaliadores, a ferramenta também auxiliou a organização de apoio da empresa, como o controle de acessos às atividades, esclarece Rodrigo Palermo Gibin da Fairtrade, empresa contratada para organizar a reunião anual da SBPqO:
“Foi o primeiro evento que usamos o aplicativo para o controle de acessos e circulação dos congressistas e nós, da organização, gostamos bastante da experiência porque não tivemos nenhum problema grave. Quase não tivemos filas e a identificação com o QR Code foi tranquila.” – Rodrigo Palermo Gibin, Fairtrade
Como as vagas para muitas atividades são limitadas e necessitavam de inscrição prévia, fora os minicursos eram pagos, a agilidade e precisão na identificação era uma necessidade do evento que o aplicativo atendeu conforme as expectativas para também emitir os certificados corretamente, pontua Rodrigo que já indica o Galoá para outros eventos: “eu gostei bastante de trabalhar com o Galoá. Já conhecia a empresa por outros usuários e espero que a partir de agora a gente possa continuar trabalhando em parceria, nós como organizadores e o Galoá promovendo soluções tecnológicas”.
O Galoá fornece diversas tecnologias para cada necessidade dos eventos científicos,entre em contato conosco para conhecer nosso trabalho e fazer seu orçamento. Caso tenha dúvidas gerais sobre o aplicativo, deixe seu comentário abaixo, ficaremos felizes em lhe ajudar.
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