Uma das atividades mais comuns de um evento científico são as mesas-redondas, que são reuniões onde são convidados para compor o debate pesquisadores ou profissionais especializados no tema que a mesa se propõe.
Normalmente os participantes apresentam suas opiniões e visões gerais sobre o assunto em uma apresentação com tempo pré-determinado. Após as apresentações, os membros debatem entre si, sendo possível que as perguntas da plateia estejam no meio da discussão ou alocadas para o final do debate.
Para que não haja exaltações ou sobreposições, as mesas-redondas são conduzidas por um moderador convidado, da organização ou membro do comitê científico do evento que compreende o tópico para articular os pensamentos, convidar e envolver convidados que estejam mais quietos e controlar o tempo de fala de cada componente, a fim de que a mesa seja rica de opiniões e ideias.
As mesas-redondas são muito comuns em congressos e simpósios por incentivar o diálogo, mas em muitos casos elas ocorrem sem relação a um evento maior, ou seja, pode ser que o evento científico seja apenas uma mesa-redonda esporádica ou única em uma disciplina de graduação ou encerramento de semestre.
Já as mesas de honra são compostas normalmente no ato de abertura e encerramento de grandes eventos, sendo que há o pronunciamento da missão, objetivos esperados ou concluídos do encontro e expectativas para as próximas edições (caso sejam planejadas), além da apresentação dos membros da mesa e suas visões.
Por mais simples que essas atividades pareçam ser, existem protocolos para montar essas mesas de forma organizada. É importante destacar que cada encontro acadêmico conduz suas atividades de modo que os convidados e público interessado se sintam confortáveis e bem recepcionados, por isso, pode-se dizer que hoje não há um padrão obrigatório a ser seguidos por todos os eventos. Se você acredita e tem como proposta um evento com menos formalidade para agregar mais participantes e enriquecer melhor o debate, vá em frente!
Porém, para quem se interessa ou está diante de um evento de grande porte com presença de autoridades, vamos contar aqui algumas dicas sobre o cerimonial de eventos que podem ser usadas em mesas-redondas e, principalmente, em mesas de honra de aberturas e encerramentos do seu congresso, simpósio ou conferência e demais encontros.
Antes de mais nada, devemos entender que um cerimonial é uma formalidade, ou seja, uma solenidade ritualística para que alguma atividade pública aconteça de forma organizada e premeditada. Em um cerimonial de eventos, existe uma sequência de procedimentos chamada de “Protocolo” e que regem a atividade.
Será que você conhece e segue o protocolo de composição de uma mesa de honra quando organiza um evento? Confira!
Protocolo para composição da mesa
Normalmente o protocolo é seguido quando são convidadas autoridades municipais, estaduais ou federais, sendo que as normas evitam constrangimentos sobre quem chamar primeiro para se sentar à mesa ou quem deve ficar lado a lado. Isso significa que o protocolo de mesa-redonda nada mais é que a ordenação da mesa e das pessoas que serão chamadas.
Seguindo a linha de autoridades, a ordem deve se seguir sempre segundo a hierarquia das pessoas envolvidas no debate.
Em cartilha do Ministério de Educação sobre cerimonial e protocolo de eventos da Rede Federal de Educação Profissional e Tecnologia, destaca-se que eventos organizados pela Reitoria de uma instituição devem seguir a ordem de chamada ou dos pronunciamentos da seguinte forma:
- Reitor(a)
- Pró-Reitores
- Diretores-Gerais de campi, seguindo a ordem de criação de cada campus
Já em eventos promovidos por um campus universitário, a ordem a ser seguida é sempre:
- Reitor(a)
- Diretor-Geral do campus do evento
- Pró-Reitores
- Diretores-Gerais de outros campi
Em casos de participação de autoridades como ministros de estado ou governadores, essas figuras devem ser anunciadas junto ao reitor(a).
Nas situações que personalidades hierarquicamente superiores não compareçam, mas enviem representantes, recomenda-se citar os representantes e convidá-los para mesa de honra, se necessário.
A partir da lista citada acima, o grau de hierarquia varia de instituição para instituição, então, confira na sua lista de convidados quem você deve chamar primeiro.
O mesmo pode ser aplicado em uma mesa-redonda, a qual o moderador seria o anfitrião e primeira pessoa a ser chamada e, seguindo a hierarquia de titulação ou cargo, a pessoa mais importante é a segunda a ser chamada ou se pronunciar, a segunda mais importante é a terceira da lista e assim sucessivamente.
Dicas para mesas de honra (aberturas e encerramentos de evento):
- Demais autoridades que não compõem mesa de honra devem ser citados após composição da mesa.
- Para evitar pronunciamentos longos, a mesa deve ser composta por até 9 pessoas.
- Todos os membros da mesa devem ser avisados sobre o tempo disponível de fala.
- Os discursos podem ser feitos na mesa ou em pé na tribuna.
- Não é necessário que todos na mesa façam pronunciamentos, mas lembre de avisar quais devem fazer para não pegar ninguém desprevenido.
Ordem dos convidados na mesa
Mesas ímpares: Assim como no pronunciamento, a composição da mesa também segue a hierarquia das pessoas presentes. Por isso que a figura com maior “patente” se senta ao centro da mesa. A segunda pessoa mais importante fica à direita da central e a terceira pessoa mais importante à esquerda da central.
A distribuição continua nessa ordem até a mesa terminar de ser composta. Ou seja, quarta pessoa mais importante ao lado da segunda e quinta pessoa mais importante ao lado da terceira.
Quando o anfitrião não é a pessoa mais importante da mesa, ele se senta ao lado direito da figura de destaque. Lembre-se que o referencial é a mesa olhando para a plateia e não a plateia olhando para a mesa.
Mesas pares: No caso de mesas pares, não há centro, portanto, não há uma pessoa central. Para ordenar adequadamente as pessoas, recomenda-se estabelecer um “centro imaginário” como referencial, sendo que a pessoa mais importante fica à direita desse centro imaginário e a segunda pessoa a esquerda dela.
A ordenação das pessoas continua como na mesa ímpar. Ou seja, a terceira pessoa fica ao lado direito da primeira e a quarta pessoa ao lado esquerdo da segunda.
Disposição de bandeiras em mesas de honra
A disposição de bandeiras costuma ser comum apenas em mesas de honra de aberturas e encerramentos de eventos, dependendo do seu tamanho e presença de autoridades (em cerimônias oficiais governamentais é obrigatório que a Bandeira Nacional esteja hasteada).
Normalmente, as bandeiras ficam à direita de tribunas ou púlpitos ou das próprias mesas de honras.
Número ímpar de bandeiras: A Bandeira Nacional é sempre o destaque, sendo que em caso de número ímpar de bandeiras ela fica ao centro, a do Estado à direita e a do Município à esquerda da Bandeira Nacional. Em caso de mais bandeiras, a ordenação segue igual a hierarquia mencionado para a composição das mesas.
Lembre-se que o referencial é sempre as bandeiras olhando para a plateia e não a plateia para as bandeiras.
Número par de bandeiras: A ordenação em casos de número par de bandeiras segue a ordenação das mesas também, em que a Bandeira Nacional se localiza a centro-direita das demais, a segunda mais importante à centro-esquerda, a terceira à extrema direita e a quarta à extrema esquerda.
Eventos com autoridades estaduais:
Se for necessário hastear bandeiras estaduais, o Guia de Eventos, Cerimonial e Protocolo do Ministério da Educação recomenda que a Bandeira Nacional seja colocada em destaque ao centro e as demais bandeiras estaduais hasteadas segundo sua constituição histórica, sendo que a bandeira do Estado mais antigo fica à direita da Bandeira Nacional e o segundo Estado mais antigo à esquerda até terminar o número de bandeiras.
Eventos com autoridades internacionais:
No caso de eventos realizados no Brasil com participação de autoridades internacionais, o mesmo guia recomenda que a Bandeira Nacional do Brasil esteja à direita-central e do país convidado à esquerda.
No caso de participação de mais países, a do Brasil fica ao centro e a ordenação das bandeiras é dada por ordem alfabética de seus nomes em português, ou seja, no caso de serem chamados para eventos autoridades da Angola, Brasil e Hungria, a bandeira da Angola fica à direita da bandeira brasileira por começar com a letra A, enquanto da Hungria fica à esquerda.
A ordenação continua no mesmo sentido até que todas as bandeiras sejam hasteadas. No caso se ser número par, siga as mesmas regras mencionadas acima, em que a Bandeira Nacional se localiza à centro-direita.
Em linhas gerais, esse é o protocolo recomendado para composição de mesas, em especial as de honra em cerimônias de abertura e encerramentos de eventos.
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Referência:
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÂO. Guia de Eventos, Cerimonial e Protocolo: Rede Federal de Educação Profissional e Tecnológica, setembro 2010. P.8
