Receba o plano de coleta e sete planilhas CSV para preencher no Excel ou no Google Planilhas.
Use os modelos para preparar o trabalho da comissão. Eles são sugestões de organização da Galoá. Preencha a proposta no sistema da CAPES e anexe os documentos solicitados pelo edital. As planilhas não são formulários oficiais nem garantem pontuação.
01
Tarefa 1
Reúna o histórico das edições anteriores
Quem pode ajudar Secretaria do evento e pessoas que organizaram as últimas edições.
O que fazer
Peça os relatórios de participantes, os anais e o resumo das últimas edições. Se o evento usou um sistema de inscrições, peça ao administrador a exportação dos relatórios disponíveis.
Preencha uma linha por edição com o ano, o público alcançado e os principais resultados. Guarde o arquivo ou link que sustenta cada informação.
Se for a primeira edição, registre isso e descreva a experiência da equipe em outros eventos. Se um número não estiver disponível, marque como pendente; não faça uma estimativa passar por dado realizado.
Exemplo fictício
Em 2025, o encontro recebeu 280 participantes presenciais e deu origem a um dossiê. Fonte: relatório de credenciamento e página da publicação.
Como saber se terminou Cada edição tem ano, público, resultados e fonte; as lacunas estão identificadas.
Relação com o edital
O histórico, quando houver, integra as informações da proposta (item 4.9e). Ele também pode apoiar a apresentação da maturidade do evento e da experiência da organização, nos critérios 3 e 7 do item 6.3. Consultar o Edital nº 25/2026 (PDF).
02
Tarefa 2
Separe o público realizado do público esperado
Quem pode ajudar Secretaria de inscrições, credenciamento e coordenação dos PPGs participantes.
O que fazer
Peça uma contagem por instituição, região do Brasil e país. Use dados agregados: não é preciso copiar a lista nominal de inscritos para esta planilha.
Identifique se cada número representa inscrições ou presença registrada. Inscritos não são automaticamente participantes presenciais.
Monte separadamente a previsão de público presencial para 2027 e anote como chegou a ela: histórico, mobilização dos PPGs ou outra fonte verificável. Confira a abrangência também na lista de palestrantes.
Exemplo fictício
Previsão de 2027: 60 participantes do Nordeste. Base da estimativa: 45 presenças na edição anterior e mobilização prevista com dois PPGs da região.
Como saber se terminou A previsão tem uma justificativa e está claramente separada dos números já realizados.
Relação com o edital
A inscrição pede o público presencial esperado por país ou região (item 4.5). Confira os requisitos de público e palestrantes para cada abrangência no item 4.6; a abrangência é avaliada no critério 2 do item 6.3. Consultar o Edital nº 25/2026 (PDF).
03
Tarefa 3
Monte uma programação que outra pessoa consiga conferir
Quem pode ajudar Coordenação científica e responsáveis por cada atividade.
O que fazer
Liste cada atividade em uma linha: data, horário, local, formato, título e palestrante ou responsável.
Confira nomes, aceites e horários com a comissão. Identifique o que ainda depende de confirmação para resolver antes de finalizar a proposta.
Descreva o papel dos estudantes nas atividades: apresentação de trabalhos, oficinas, organização ou outras ações previstas. Em evento semipresencial, identifique quais atividades serão presenciais e quais serão remotas.
Exemplo fictício
12/05/2027, das 14h às 16h, sala 2: oficina de análise de dados, conduzida pela professora convidada, com exercícios para pós-graduandos. Aceite ainda pendente.
Como saber se terminou A grade informa o que acontece, quando, onde e com quem; a comissão conferiu as pendências.
Relação com o edital
Os itens 4.7 a 4.9.1 tratam das informações da programação. A qualidade da programação e a participação discente aparecem nos critérios 4 e 8 do item 6.3. Consultar o Edital nº 25/2026 (PDF).
04
Tarefa 4
Apresente as pessoas e a experiência que trazem
Quem pode ajudar Comissão organizadora, comitê científico e responsáveis pelos convites.
O que fazer
Separe três grupos: palestrantes, comitê científico e comissão organizadora. Registre o papel de cada pessoa, a instituição, a região ou país e o link do currículo.
Peça um resumo curto da experiência relevante para aquela função. Para palestrantes, explique a relação com o tema da atividade; para a organização, cite eventos ou responsabilidades anteriores.
Registre o estado de cada convite. Peça ao comitê uma descrição de como selecionará os trabalhos: critérios, pareceres, prazos e tratamento de conflitos de interesse.
Exemplo fictício
Comissão organizadora — responsável pela secretaria — coordenou o credenciamento de duas edições anteriores. Fonte: relatório de organização e currículo informado pela pessoa.
Como saber se terminou Cada grupo está identificado e a experiência descrita tem relação com a função no evento.
Relação com o edital
Palestrantes, comitê científico e comissão organizadora são tratados nos critérios 5, 6 e 7 do item 6.3. A planilha é um apoio para reunir informações; não é um formulário oficial da CAPES. Consultar o Edital nº 25/2026 (PDF).
05
Tarefa 5
Explique o que o evento pretende produzir
Quem pode ajudar Coordenação científica e docentes dos PPGs envolvidos.
O que fazer
Escolha os principais temas do evento e descreva o problema ou a necessidade da comunidade que cada um aborda.
Ligue cada objetivo a uma atividade da programação e a um resultado esperado. Explique como estudantes e PPGs participarão e se beneficiarão.
Revise afirmações genéricas, como “evento de grande relevância”. Troque-as por fatos, ações e resultados que a equipe consegue explicar e sustentar.
Exemplo fictício
Objetivo: ampliar a formação em análise de dados. Ação: oficina prática com estudantes de PPGs participantes. Resultado esperado: exercícios resolvidos e material de apoio compartilhado.
Como saber se terminou Os objetivos estão ligados a atividades concretas e a resultados esperados, sem prometer resultados já alcançados.
Relação com o edital
Esta tarefa ajuda a organizar a argumentação sobre relevância, relação com a pós-graduação e participação discente (critérios 1, 3 e 8 do item 6.3). O roteiro é uma sugestão de preparação da Galoá. Consultar o Edital nº 25/2026 (PDF).
06
Tarefa 6
Ligue cada despesa a uma atividade do evento
Quem pode ajudar Responsável financeiro, organização e responsáveis por cotações.
O que fazer
Liste as despesas por atividade, com quantidade, valor unitário e total calculado. Registre a cotação ou a base de cada valor.
Confira cada despesa nos itens financiáveis e nas vedações do edital. Revise também o teto correspondente ao porte e à abrangência declarados.
Separe o recurso solicitado das demais fontes. Marque patrocínios e apoios como confirmados ou em negociação, e confira se a soma cobre o orçamento previsto.
Exemplo fictício
Atividade: oficina. Despesa: locação de equipamento. Quantidade: 2 unidades × R$ 300 = R$ 600. Fonte do valor: cotação datada. Enquadramento no edital: conferir antes de finalizar.
Como saber se terminou Os cálculos foram conferidos, cada despesa tem justificativa e os apoios ainda não confirmados estão sinalizados.
Relação com o edital
Consulte o teto no item 11.1, as despesas financiáveis no item 14.5 e as vedações no item 14.6. A adequação do orçamento é o critério 9 do item 6.3. A planilha não valida automaticamente a elegibilidade de uma despesa. Consultar o Edital nº 25/2026 (PDF).
07
Tarefa 7
Obtenha as anuências e faça a conferência final
Quem pode ajudar Proponente, secretaria da instituição e coordenações dos PPGs participantes.
O que fazer
Solicite as anuências com antecedência: elas dependem de outras pessoas. Baixe os modelos oficiais na página do PAEP da CAPES, na seção de documentos para coordenadores.
Acompanhe o termo do dirigente máximo, ou da autoridade formalmente delegada, e os termos dos coordenadores dos PPGs. Quando houver delegação, confira também o respectivo ato.
Antes de submeter, use o checklist do edital para revisar requisitos, documentos e campos do formulário da CAPES. Confira se nomes, datas, público e valores são consistentes em todos os materiais.
Exemplo fictício
Termo do PPG A — responsável pelo acompanhamento: secretaria do programa — situação: enviado para assinatura — próxima ação: confirmar recebimento com a coordenação.
Como saber se terminou Os termos foram conferidos, estão assinados e a revisão final pelo proponente foi feita.
Relação com o edital
As anuências e seus modelos oficiais são tratados nos itens 4.10 e 4.10.1. O controle para baixar aqui apenas acompanha a coleta; ele não substitui os termos oficiais. Consultar o Edital nº 25/2026 (PDF).
Modelos gratuitos · PAEP 2027
Receba os oito modelos por email.
Plano de coleta, histórico, público, programação, equipes, contribuição, orçamento e controle de anuências. Enviamos os links para os CSVs em um único email.
Já concluiu o diagnóstico? Os modelos também acompanham o email do seu resultado. Abra os links por lá, sem preencher novamente.
Os modelos estão a caminho!
Confira seu email e a pasta de spam. Os links valem por 72 horas; se expirarem, você poderá pedir o reenvio pelo próprio link.
Depois da coleta
Confira o conjunto antes de enviar.
Peça a alguém da comissão para ler a programação, a justificativa e o orçamento juntos. Resolva números divergentes, nomes ausentes e documentos pendentes. Depois, faça a revisão com o proponente.
