Anais e Proceedings

Quer produzir bons Anais e Proceedings de seu evento? Aqui vão algumas dicas

Já discutimos em posts anteriores como é importante produzir bons anais e proceedings após um evento. Sabemos que é fácil dizer o que os outros devem fazer, o difícil é ensinar como. Isso foi o que motivou este texto, pois temos aqui algumas dicas baseadas em dados coletados de sites de proceedings produzidos pelo Galoá e que tiveram ótimos índices de acessos.

O que os organizadores de eventos fizeram? Confira a seguir:

 

A estrutura básica de um evento científico

Um evento científico de grande porte, como um congresso internacional, tem previamente todo planejamento conceitual, temático, sobre sua identidade visual, programação e divisão de trabalho.

Após essa preparação, passa-se para a fase de divulgação, abertura de inscrições e submissões de resumos, controle de pagamentos, avaliação dos trabalhos recebidos (peer-review), logísticas de transporte, hospedagem e alimentação de convidados, emissão de recibos, manutenção do evento, emissão de cartas de aceite e certificados até, finalmente, chegar na publicação dos anais do evento, publicação que retrata a soma de todos os esforços acima citados.

Através dos dados coletados das publicação online dos Anais, os organizadores do evento podem visualizar e interpretar o sucesso de seu trabalho, comparar edições, alterar, celebrar ou fortalecer decisões para os próximos.

Esse normalmente é o processo de organização de um evento. Mas agora chegou a hora das dicas sobre como publicar anais de eventos com sucesso.

Antes de mais nada, você pode ter certeza de que eventos respeitados investem em seus proceedings como parte de sua divulgação posterior e para reunir todo o aprendizado e troca que oferecem aos participantes e pesquisadores de seu campo acadêmico.

Mas o que significa então "investir"? Aqui vão algumas sugestões;

 

1 - Desde o planejamento do evento, defina com clareza o que será publicado nos Anais

Reflita em como será a seleção e avaliação dos trabalhos que irão compor os proceedings para que os participantes enviem materiais de qualidade que fortaleçam o nome do evento e os currículos dos pesquisadores.

 

2 - Produza uma identidade visual condizente com a do evento

Não faça os anais de qualquer jeito, porque depois que tudo acontece, a identidade é um ponto importante unificação do evento em si com os documentos produzidos.

 

3 - Pesquise e escolha a melhor forma de organização e promoção de seus Anais

Não há dúvidas de que seu material deve estar online. Faça uso do que o conteúdo na nuvem possa oferecer para o sucesso do seu evento, como facilidade de envio e separação dos trabalhos em temas e categorias, além da contagem de acessos para cada trabalho.

Nesse sentido, o Galoá está revolucionando a forma de se fazer anais e proceedings para eventos científicos, o que facilita o trabalho dos organizadores e traz mais destaque a essa fase de finalização dos congressos e simpósios. Ao cuidar dos anais dos eventos científicos, acompanhamos estatísticas de acesso e fornecemos dados importantes de visita, localização, tempo de acesso, entre outras informações que podem auxiliar no planejamento de próximos eventos.

Além disso, os anais de evento podem ser usados como trampolim para divulgação científica, pensando nessa questão que o Galoá criou a série "Pesquisa em destaque" no blog, um canal próprio de posts sobre trabalhos de destaque publicados nos proceedings dos eventos que utilizam a plataforma Galoá.

    

4 -  Promova os anais de seu evento antes, durante e depois de realizado seu congresso ou simpósio

Já na divulgação do evento, para atrair mais submissões de trabalhos, enfatize o benefícios que o acesso aos proceedings pode trazer aos participantes e como os anais do seu evento serão especiais.

Promova os anais durante o encontro para que os participantes saibam que poderão ler mais sobre trabalhos que estão acompanhando ou gostariam de ver, mas não conseguirão. E, principalmente, promova os anais após o encontro, através de emails, newsletters e do uso de redes sociais que utiliza.

A promoção dos anais de eventos é uma das melhores formas de manter as discussões acesas e conectadas ao encontro que as iniciou.

 

Conclusão: produza bons anais de eventos

Um bom evento não gera necessariamente bons anais e proceedings. A produção de anais é um esforço que demanda grande e paralela dedicação da organização.
Essa parte do trabalho não pode ser negligenciada, já que os proceedings são o que ficam de cada evento e podem fornecer informações importantíssimas sobre o congresso em si e para os futuros encontros.
As dicas acima são baseadas na experiência Galoá com muitos eventos de diferentes tamanhos e temas. Se você quer que seu evento seja sempre lembrado e tenha novas edições com cada vez mais participantes e considerações positivas, vale a pena dar uma atenção especial aos itens aqui citados.
Não se preocupe, o Galoá pode lhe ajudar muito nesta empreitada. Preencha o formulário abaixo para saber como indexar os anais e ter um melhor resultado para o seu evento.

Orçamento sem compromisso!

Temos a solução certa para seu evento continuar sendo lembrado e ter a melhor comunicação com seu público.

"Quando busquei pelo Galoá, estava atrás do DOI, e não de uma plataforma. Porém, a possibilidade de publicação dos anais em uma plataforma online e organizada certamente valorizará o evento. […] Com a publicação dos anais com o DOI, o nosso evento deverá ter maior visibilidade e destaque para os organizadores e participantes." - Prof. Dr. Adriano Andrade (UFU)