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Eventos da Unicamp têm sistema de pagamento integrado com a Funcamp

Confira a experiência dos organizadores de eventos da Unicamp usando o sistema Galoá integrado à Funcamp

 

A Fundação de Desenvolvimento da Unicamp (Funcamp) é uma instituição capaz de fomentar e também administrar os recursos de um evento científico de porte regional, nacional ou internacional que seja organizado por uma das unidades da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp), caso haja interesse dos organizadores vinculados à instituição.

Esses recursos para congressos ou seminários e outros eventos científicos e culturais consistem nas taxas de inscrição dos interessados nos eventos e também de patrocínios.

O grande problema que existia na parceria, entre institutos e a Funcamp, é que o sistema de pagamento não era integrado com a fundação, gerando desconforto entre os participantes que tinham que preencher duas vezes os formulários de inscrição no evento, uma para a organização e outra para realizar o pagamento pela Fundação. Fora os longos prazos para validar quem se inscreveu e quem pagou, muitas vezes realizado manualmente pelos organizadores, o que transmitia falta de comunicação entre as instituições.

Diante dessa dificuldade, o Galoá aprimorou seu sistema de inscrição e submissão de trabalhos para integrar as informações tanto para a organização de um evento da Unicamp quanto para a Funcamp, nos casos que se optar o pagamento via fundação.

A melhoria trouxe mais comodidade para os congressistas e tranquilidade para a organização do evento, como comenta Duini Redondo, responsável pela área de eventos da Faculdade de Educação (FE) da Unicamp:

“Ao utilizarmos o sistemas de inscrição do Galoá, os processos se tornaram mais simples e rápidos. Ter as Informações integradas em um mesmo sistema nos economiza tempo e elimina possíveis transtornos no pagamento com a Funcamp, pois agora em uma única plataforma o participante pode submeter o seu trabalho, efetuar o pagamento da taxa de inscrição e ter acesso ao certificado. Vale lembrar que uma das grandes críticas que recebemos quando o evento opta por não utilizar o sistema integrado do Galoá é que as informações ficam muito fragmentadas e o usuário precisa acessar diferentes páginas para executar a mesma tarefa duas vezes. ” - Duini Redondo (FE-Unicamp)

 

Experiência do CONEINF usando o sistema

A percepção é similar das comissões organizadores de eventos científicos e culturais, como comenta Gabriela Tebet, educadora da FE-Unicamp, ao utilizar pela primeira vez o sistema integrado para o Congresso Internacional de Educação Infantil (CONEINF), que ocorreu no fim de 2016 na Unicamp:

“Com o estabelecimento do convênio via Funcamp, foi muito importante para nós utilizarmos o sistema Galoá para, de fato, atendermos todas as metas da universidade em relação à organização de eventos. Conseguimos ter um respaldo bacana e fazer tudo direito, então foi muito legal.” - Gabriela Tebet, Faculdade de Educação da Unicamp

A educadora ainda comenta sobre sua experiência durante a organização do congresso com as ferramentas web do Galoá, frisando a facilidade e tranquilidade proporcionada pela adesão tanto do software quanto do suporte para os participantes oferecido pelo Galoá:

“Eu já tive outras experiências de organização de congressos grandes ou mais ou menos do mesmo porte que o CONEINF no ano passado, mas as inscrições e submissões de trabalhos eram feitas por e-mail. Na época, eu também fiquei responsável por organizar os anais do evento e foi um trabalho muito árduo. Já o Galoá nos possibilitou dinamizar esse congresso em um tempo muito curto e ainda recebemos elogios. Eu acho que isso se deu por conta dessa parceria e de ter além do sistema de inscrição e submissão de trabalhos o suporte para os congressistas.” - Gabriela Tebet (FE-Unicamp)

Tebet também explica que o CONEINF utilizou a emissão de certificados do Galoá e que a expectativa foi atendida como esperado:

“Ficou bonito, não ficou uma coisa caseira e foi gerado automático, então todos os trabalhos que serão apresentados têm o certificado com título do trabalho e nomes dos autores sem que eu precisasse ter o esforço de ocupar uma pessoa para ficar recortando e colando as tabelas. O Galoá tem uma equipe que que domina a tecnologia e consegue fazer isso de um modo mais simples, e nós pudemos desenvolver outras atividades, utilizando melhor nosso tempo.” - Gabriela Tebet (FE-Unicamp)

 

Experiência do Fala Outra Escola usando o sistema

Outro evento organizado pela Faculdade de Educação da Unicamp e utilizou o novo sistema de pagamentos, integrado com a Funcamp do Galoá, foi o Fala Outra Escola na sua edição de 2017.

O organizador geral do oitavo ano do Fala e também pedagogo na FE-Unicamp, Guilherme Prado, explica que com a integração do sistema Galoá, usado no site do evento, com a Funcamp, todos os processos ficaram mais ágeis, exemplificando também que ele fez sua inscrição pelo site e em três dias já teve a inscrição efetivada com baixa no pagamento automaticamente:

“Quando todo processo era só pela Funcamp, tínhamos que fazer a inscrição a parte no site do evento e gerar o boleto pela fundação. Aquelas informações precisavam ser batidas para confirmar quem pagou e quem tinha feito a inscrição, e aí fazer o ‘vínculo’. Para isso, tínhamos uma colega que entrava no nosso site, verificava o nome em ordem alfabética e clicava em quem pagou e quem não pagou. E era uma atividade bem manual que demorava bastante porque, como era um trabalho da equipe organizadora, era feito na medida do possível. Agora, o próprio sistema valida automaticamente.” - Guilherme Prado (FE-Unicamp)

O educador aponta que o público alvo do Fala Outra Escola é bem amplo e atende professores do ensino médio, fundamental e infantil que muitas vezes não têm tanto contato com a informática, mas com a equipe de suporte Galoá é possível coordenar o gerenciamento de inscrições e pagamentos.

Ainda sobre as outras atividades que o Galoá vem ajudando a organização, Prado ressalta a importância das ações de divulgação no blog e e-mails disparados:

“Eu vi que quando o Galoá mandou o mailing divulgando o evento, pessoas que eu não conhecia se mostraram interessadas. E eu atribuo a essa divulgação que ajudou a aumentar o alcance do Fala Outra Escola, porque é legal que as informações venham por outras vias também, e não só pela organização. E o mailing enviado chegou para esse público também.” - Guilherme Prado(FE-Unicamp)

Você está realizando um evento na Unicamp e quer integrar o sistema de pagamentos com a Funcamp de forma simples? Tire suas dúvidas e entre em contato conosco.

Além da emissão de certificados, construção de sites e sistema de submissão de trabalhos e inscrições, também desenvolvemos aplicativos para os participantes e de avaliação de trabalhos.

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